6+1 hiba, amit érdemes elkerülni a portfólió menedzsment bevezetésekor

2016. 07. 25. | Fodor Andrea

PPM hibaA Thinking Portfolio oldalán bukkantunk egy érdekes cikkre arról, hogy mi az a 6 hiba, amibe a projekt portfólió-menedzsment funkció kialakítása során sokan beleszaladtak már, ezért érdemes tudatosan figyelnünk a megelőzésükre. A magunk részéről maximálisan egyetértünk a listával, kicsit ki is egészítettük, sőt, legalább egy plusz hibát is hozzátennénk még!

  1. Soha ne a PPM rendszerrel kezdjük!

Minden PPM rendszernek vannak előnyei és hátrányai. Ahhoz, hogy meg tudjuk határozni, hogy melyik rendszer tudná legjobban támogatni a mi folyamatainkat, természetesen először magukat a folyamatokat kell tisztázni, majd ezek után tudjuk megfogalmazni a követelményeket. Ne a gombhoz válasszuk tehát a kabátot! (A legutóbbi PMO Klubon egyébként épp a PPM rendszerekkel kapcsolatos bevezetési tapasztalatok kerültek terítékre.)

  1. Ne próbáljuk túl gyorsan bevezetni a változásokat!

A szervezeti érettségtől is függ, hogy milyen tempót bír el a szervezet, de az biztos, hogy a PPM bevezetés egy nagyon nagy változással járó folyamat. Érdemes lépésről lépésre haladni, és nem egyszerre zúdítani a változásokat az érintettekre, mert az garantáltan ellenállást szül. Ne akarjunk tehát mindent egyszerre és lehetőleg holnapra!

  1. Kerüljük a túlbonyolított (és főleg az aránytalan adminisztrációval járó) folyamatokat!

Ami elméletben jónak tűnik, vagy máshol bevált, nem biztos, hogy nálunk is működni fog. Szabjuk testre a folyamatokat, és próbáljuk a lehető legegyszerűbbé tenni őket. Az esetlegesen megnövekvő adminisztrációnak mindenképp arányban kell állnia az implementálás által nyújtott előnyökkel, és ezeket az előnyöket meg is kell tudjuk mutatni a felhasználóknak. A jelszó tehát legyen: Simplicity!

  1. Az implementáció során ne felejtsünk el rendszeres visszajelzést adni és folyamatosan prezentálni az eredményeket!

Ezt ugye, mindig, minden projektnél alkalmazzuk? Vagy legalábbis törekszünk rá. Akkor ezt most itt nem is ragoznánk tovább…

  1. Ne ragaszkodjunk ahhoz, hogy a projektvezetőket közös szobába ültessük!

Egy dologban biztos segít, ha ezt a felállást választjuk: a projekt függőségeket valóban jó eséllyel könnyebben fogják tudni projektvezetőink így kezelni. A projekten belüli kommunikáció és ezen keresztül a projektsiker szempontjából azonban sokkal nagyobb hozadékkal rendelkezik, ha a projektvezető inkább a projektcsapattal osztozik az irodán. A portfóliónktól is függ persze, hogy számunkra melyik szempont a fontosabb, de ez is egy olyan kérdés, amin mindenképp érdemes elgondolkodni.

  1. Ne építsünk túlzott hierarchiát!

Ne kelljen minden kérdéssel, javaslattal vagy problémával átláthatatlan szinteken keresztülverekednie magát egy projektvezetőnek vagy projekttagnak. Legyenek tiszták a döntési pontok, és egyértelmű az eszkalációs folyamat!

PPM hibákÉs hogy mi lenne az az a +1 tanács, amit mi még feltétlenül hozzátennénk a listához, sőt akár az összes többinél is fontosabbnak gondolunk? Íme:

+1    Szerezzük meg és folyamatosan tartsuk fenn a felsővezetői támogatást!

Sok PPM bevezetést és PMO-t láttunk már elbukni ennek hiánya miatt… Alulról szerveződő kezdeményezésként nagyon kevés az esélyünk a tartós sikerre. Ha nem határozott felsővezetői igény alapján kezdtünk a PPM bevezetésbe, akkor a projektet mindenképp a felsővezetés meggyőzésével és elkötelezésével kell kezdenünk! És még ez sem elég: arról is meg kell győződnünk, hogy ez az elkötelezettség és támogatás a szervezet számára is transzparens, és folyamatos fenntartását is nekünk kell biztosítanunk!


Amennyiben további hasznos tanácsokat, legjobb gyakorlatokat és ötleteket szeretne kapni a témában, tudjon meg többet és jelentkezzen PMO vezetőknek és projekt portfólió menedzsereknek szóló PPMO+ képzésünkre!


 

Ha hasonló tartalmakat szeretnél olvasni, iratkozz fel szakmai hírleveleinkre!


A *-gal jelölt mezők kitöltése kötelező

Iratkozz fel szakmai hírlevelünkre, és tarts lépést a fejlődéssel, újdonságokkal!


A *-gal jelölt mezők kitöltése kötelező