A legfontosabb készségek üzleti elemzők (BA) számára

Fodor Andrea

Ahhoz, hogy valaki üzleti elemzőként igazán sikeres lehessen, az alapos szakmai-technikai ismereteken és tapasztalaton kívül kétségtelenül bizonyos készségekre is szüksége van. Míg a szakmai ismeretek bővítésére ma már az ingyenes online tartalmaktól kezdve a minősítést adó képzésekig sokféle lehetőség adódik, addig a készségfejlesztés egy kicsit nehezebb dió. A jó hír azonban az, hogy ezek a készségek is fejleszthetők!

De milyen készségekkel is kell egy BA-nak rendelkeznie? A témát Mani Ramasarma kapcsolódó cikke nyomán járjuk körül.


Értő hallgatás

Ez a kommunikációs technika megköveteli a hallgatótól, hogy visszajelezzen a beszélőnek oly módon, hogy összegzi és saját szavaival újrafogalmazza a hallottakat. Ezáltal megerősíti amit hallott, sőt mi több, biztosítja azt, hogy mindkét részről ugyanúgy értik az elhangzottakat. A kommunikáció nem teljes amennyiben a hallgató nem értette meg, amit mondtak neki. Az összegzés és az újrafogalmazás hatékony módja annak, hogy megértsük, a másik személy mit is akar mondani, és így nem fogunk elsiklani fontos tények felett. Figyelni kell a testbeszédre is. Ez segítségül szolgálhat az elvárások fontosságának megértésére, valamint felhasználói felület designjának kitalálásához. Például, amikor a megrendelővel beszélgetünk egy bizonyos igényről, ő tehet egy mozdulatot, mondjuk legörget vagy klikkel anélkül, hogy azt szóban is megemlítené. Jegyezd le ezeket a fontos információkat.

Türelem

Ez egy olyan erény, amit minden BA-nak birtokolnia kell. Először is, nem mindenki gondolkodik strukturáltan. Másodszor, a felhasználók ugyan általában nagyon jól értik a dolgukat, de nem biztos, hogy közérthetően fejtik azt ki. Harmadszor, nem biztos, hogy megvan a türelmük ahhoz, hogy leüljenek, és elég alaposan elmagyarázzák számodra a dolgokat. Ezt a tulajdonságot tehát érdemes fejleszteni.

Állhatatosság

Meg kell találnod a megfelelő egyensúlyt. Az extrém konokság idegesíti az embereket. A másik véglet – amikor meg túl könnyen beadod a derekad – viszont az igények nem megfelelő definiálását fogja eredményezni. Maradj tehát az arany középúton. Tarts ki, amíg meg nem kapod a szükséges információkat, de még anélkül, hogy idegesítenéd a megrendelőket. A türelem és humor itt is sokat segíthet. Szintén segíthet, ha megpróbálod kicsit jobban megismerni a partneredet: mit kedvel és mit nem, az érdeklődési körét, a hobbijait. Hogyan szerezd meg ezeket az információkat? Legyenek informális beszélgetéseitek, kávézzatok, ebédeljetek együtt, mielőtt hivatalosan is belekezdtek az elvárások tisztázásába. Ha egyszer kialakítasz egy jó személyes kapcsolatot, utána sokkal kevésbé kell majd rámenősnek lenned.

Dokumentációs készség

Ahhoz, hogy az üzleti igényeket pontosan meg tudd érteni és abból jó specifikációt tudj írni, jó nyelvi készségekre van szükséged, írásban is. Nagyon fontos, hogy a BA írásban is világosan, érthetően, de ne túl terjengősen fogalmazzon. Ha példák felsorolásával is támogatjuk az üzleti igények megfogalmazását, akkor az segít abban, hogy azokat mind a felhasználók, mind a fejlesztők azonosan értelmezzék. Nagyon fontos, hogy az üzlet és a fejlesztők ugyanúgy értelmezzék a leírtakat. Ehhez az egyszerű, nyelvtanilag helyes mondatok a legmegfelelőbbek. Hogyan fejlesztheted ezt a készséged?

  • Nézz át néhány már létező dokumentumot. Tetszenek neked? Megragadják a figyelmedet? Hogyan tudnád megváltoztatni őket, hogy követhetőbbek legyenek? Átláthatóak? Ha nem, mi hiányzik? Próbáld meg hozzáadni azokat a hiányzó részeket.
  • Írd újra egy dokumentumodat, ha nem is az egészet, legalább a kritikus részt.
  • Ne használj olyan szavakat, amikhez az olvasónak szótárt kell használnia.
  • A dokumentum mások általi átnézése is hasznos lehet. Vannak, akik nagyon jók a mondatok tagolásában, mások a szavak kiválasztásában, megint mások pedig a helyesírásban.
  • Írj élénk stílusban. Tartsd észben, hogy a szegényesen megfogalmazott szöveget ritkán olvasnak végig.
Elemzői képességek

5 whysEz talán legalapvetőbb készség egy BA számára. Elengedhetetlen, hogy elemeire szét tudj bontani egy igényt, hogy átlásd mire is van szüksége az ügyfélnek, hogy meg tudd vizsgálni annak hatását a folyamatokra és a kapcsolódó rendszerekre is, (vagyis lásd az erdőt is ÉS a fákat is). Hogyan fejleszd az elemezői képességeidet? Számos eszköz áll rendelkezésedre ebben, olyanok mint a halszálka diagram, a 5-why módszer, és még sok más. De még a sudoku kitöltés (természetesen nem a munkaidő alatt) is segíthet abban, hogy fejleszd a dolgok átlátását. Íme pár tanács, amit hasznos lehet észben tartani:

  • Soha ne veszítsd szem elől a célt.
  • Szabj időbeli korlátokat az elemzés szakasz befejezésére.
  • Nem a tökéletességre kell törekedni, hanem a megfelelő minőségre.
  • Ellenőriztess egy senior kollégával.
  • Bízz a megérzéseidben.
Konfliktuskezelés

A konfliktus ismerős szituáció a BA életében mind az információgyűjtés, az elemzés,  a fejlesztőkkel való kommunikáció, és a tesztelés során.

Hasznos konfliktuskezelési módszer a 2-perces szabály. Ha valamiben 2 percen belül nem tudtok dűlőre jutni, tedd félre és terjeszd elő később. Ne keveredj vitába. A végén hiába nyernél erőből, ha közben elveszítenéd a vitapartnered jóindulatát. Ügyelj az eszkalációra is. Csak azt eszkaláld, amit tényleg muszáj. A legfontosabb az, hogy a jó kapcsolat megmaradjon az ügyfeleiddel.

Kommunikáció

A hatékony kommunikáció érdekében például ezeket teheted:

  • Minden meetingről készíts előre napirendet és oszd meg a résztvevőkkel.
  • Készíts jegyzőkönyvet a megbeszélésen elhangzottakról és hagyasd jóvá a résztvevőkkel.
  • Folyamatosan tartsd fenn a kommunikációt a felhasználókkal. Általános tendencia, hogy bezárulnak a csatornák, miután megtudtuk az igényeket. Tájékoztasd a feleket a folyamat közben is.
  • Ülj le a fejlesztőkkel, és szóban is magyarázd el nekik pontosan az igényeket.
  • Dokumentálj minden hozzáfűzött magyarázatot és kiegészítést. Ez segíteni fog elkerülni a „te azt mondtad, ő azt mondta” szituációkat.
  • A kommunikáció legyen érthető, tömör és helytálló. Használj pontokba szedett listákat bekezdések helyett, amennyiben ez lehetséges.
  • Ha nem vagy benne biztos, hogy a mondanivalódat hogyan fogják érteni, mentsd el piszkozatként. Olvasd újra egy vagy két nap múlva, és csak akkor küldd el, ha még mindig jól érthetőnek találod.
  • Helyesírás és nyelvhelyességi ellenőrzés mielőtt elküldöd az üzeneteidet. Ha kétségeid vannak, kérj meg valakit az átolvasásra.

Ez a lista koránt sem nevezhető teljesnek. Különböző helyzetek különböző készségeket tesznek szükségessé. Néhány közülük tanulható, de néhányat csak tapasztalat útján sajátíthatunk el.


Ha szeretnél egy olyan BA képzésen részt venni, ahol a szakmai ismeretek átadásával azonos hangsúlyt kap a fenti készségek fejlesztése is, várunk legközelebbi Business Analyst I. programunkon!


Close

Iratkozz fel szakmai hírlevelünkre, és tarts lépést a fejlődéssel, újdonságokkal!


    A *-gal jelölt mezők kitöltése kötelező