Fodor Andrea
A Backlog (leánykori nevén várólista, de fordítják még hátraléklistának is) egy projekthez tartozó feladatok listája, mely fontossági sorrendben szedi össze az elvégzendő feladatokat.
Az IT területek üzleti partnerei , illetve az üzleti elemzők részéről gyakran jelentkezik dilemmaként, hogyan mondjanak nemet egy-egy igényre, egy-egy követelményre, amennyiben annak megvalósítására nincs már pénz vagy erőforrás.
Az aggodalom jogos, a nemet mondás gyakran feszültséget szül, pláne, ha az igény egyébként jó, csak a kapacitás hiányzik a megvalósításra. Gyakori jelenség ilyenkor, hogy a nemet mondó szakember/terület megkerülésével az üzlet más úton próbálkozik, ott, ahol kisebb ellenállásba ütközik, sokszor sikerrel.
Ugyanakkor teljesen jogos, hogy nem valósíthatunk meg minden ötletet. Sokszor írtunk már róla, hogy amennyiben több a futó projekt, mint a szervezeti leszállító kapacitás, az projekt csúszáshoz vezet. A projekt csúszás meg mind költségoldalon, mind az elmaradt bevétel oldalon újraírja a business case-t, jelentős veszteséget okozva az eredeti tervekhez képest.
Napjaink kihívása, hogy sokkal több üzleti igény van, mint IT megvalósítási erőforrás. A szervezetek eleinte IT erőforrásbővítésbe kezdtek, de ez egyrészt fenntarthatatlanul költségesnek bizonyult, másrészt a szervezeti kapacitást ugye a szűk keresztmetszetek határozzák meg, és gyakran az üzleti folyamatokat ismerő erőforrások, illetve egyéb üzleti erőforrások is kevésnek bizonyulnak, így az eredmény ugyanaz, csak sokkal drágábban.
Oké, ha az erőforrásbővítés nem vezet eredményre, akkor az igényeket kell szűrni vagy csökkenteni. Kezdjük mindjárt azokkal, amik nem érik meg az erőfeszítést. Alapszabály, hogy ha egy üzleti problémával való együttélés költsége kisebb, mind a probléma megoldásának költsége, nem érdemes vele foglalkozni. Ehhez viszont üzleti elemzés szükséges, hogy feltárjuk mind a probléma nagyságát, mind a megoldás költség és erőforrásigényét.
Na de mit csináljunk, ha miután kiszűrtük a értelmetlen igényeket, még mindig sokkal több üzleti igény maradt, mint költség/erőforrás? Melyikre mondjunk nemet? És miért? Egyáltalán, nemet kell-e mondani?
A nemet mondás helyett a backlog és a priorizálás lehet a megoldás. A felszabadult kapacitás esetén a döntési felelősséget átháríthatjuk az üzlethez azáltal, ha a backlogból ő választhatja ki a számára legfontosabb elemeket. Így transzparens lesz az üzlet számára is a folyamat, és ez általában csökkenti a feszültséget.
Sokakat zavar a várólista hossza. Azonban nagyjából mindegy, hogy 50 vagy 5000 igény várakozik, mindaddig, amíg nem égettünk el túl sok erőforrást az igények megvizsgálására (ott, ahol az IT már kidolgozott specifikációkat vár az igény befogadásához, és azokat állítja sorba, az komoly problémákhoz vezet: egyrészt nagyon sok erőforrást emészt el a specifikációk kidolgozása, ami pazarlás egy olyan igény esetében, ami lehet, hogy meg sem valósul. De ha még meg is valósulnak, annyi változás van egyszerre, hogy az elkészült specifikációk nagyon hamar elévülnek – 2-3 hónap után már jelentős felülvizsgálatra szorulnak). Szóval a várólista hossza nem számít, amíg akkor kezdünk az igényen dolgozni, amikor már látjuk, hogy a megvalósításra van kapacitás.
A priorizálásnak a kiválasztásnál van értelme, azaz, hogy a szabad erőforrások terhére mely igényeket valósítjuk meg. Ha kiválasztottuk, akkor kötelezettséget vállaltunk a leszállításra. Paradox módon, ha a korlátokat figyelembe vesszük, összességében gyorsítható az IT leszállítás.
Sok szervezet folyamatosan küzd azzal, hogy a futó projektjeit priorizálgatja. Ez a biztos jele annak, hogy több projektet indítottunk, mint amennyivel a szervezet meg tud küzdeni. Ezek a cégek jellemzően csak a projekt indításokról döntenek, a kapacitásokkal nem foglalkoznak. Jól menedzselt projektportfóliónál az elindított projektekre megvan az „erőforrásfedezet”, a projektportfólió elemeit csak extrém változás esetén kell átpriorizálni.
Szintén szarvashiba, ha egy projektből/feladatból kieső, egymással összefüggésben lévő fejlesztési igényeket több backlog ban kezeljük, és külön priorizáljuk. Így előfordulhat, hogy az egyik igény top prioritást élvez, míg egy másik, ennek működéséhez szükséges másik fejlesztés 243. prioritás a backlogban. Vajon mikor fog megvalósulni ez az üzleti igény?
A megfelelő üzleti elemzés jelentősen megkönnyíti az üzleti igények priorizálását. Ez azonban csak akkor tud működni, ha a demand management folyamatok ütemezetten és átláthatóan működnek. Gyakorlati képzésünkön a leggyakoribb problémákat vesszük végig a leggyakrabban elkövetett hibákon keresztül, amik a szükségesnél nagyobb megoldásokhoz, lassúbb leszállításhoz, erőforráspazarláshoz és késedelmes projektekhez vezetnek.
Az üzleti igénykezelés leggyakrabban elkövetett hibái workshop
