Címkék
agilis transzformáció agilitás Business Analsyt minősítés business analyst Business Analyst eszköztár Business Analyst karrier Business Relationship Management coaching erőforrásbecslés Felsővezető kommunikáció Fodor Andrea folyamatszervezés hibrid projektek IT és Üzlet követelményspecifikáció LEAN Mesterséges Intelligencia PMI-PBA PMO | Projektiroda | projektportfólió menedzsment priorizáció projektmenedzser fizetés projektmenedzsment projektvezető rendszerszervezés scrum master tehetségprogram Tudástár Üzleti igénykezelés üzleti elemző fizetés
Design thinking az üzleti elemzésben
Írta Fodor Andrea
A Design Thinking eredete és jelentése
A design thinking, azaz a tervezői gondolkodás a formatervezés világából indult el. A módszer, amely évtizedek óta folyamatosan fejlődik, a mérnöki tudományok, pszichológia, formatervezés és üzleti menedzsment – találkozásából született meg. Ma már számos területen használják, többek között:
- Termék és szolgáltatásfejlesztés
- Felhasználói élmény (UX) tervezés
- Szociális, társadalmi innováció
- Oktatás
- Üzleti stratégia
Mi a desing thinking?
A design thinking egy emberközpontú problémamegoldó módszertan, amely a kreativitást és az empátiát helyezi a középpontba. Célja, hogy innovatív, használható és fenntartható megoldásokat találjon komplex problémákra, különösen olyan területeken, ahol a felhasználói igények és élmények kulcsfontosságúak.
A Business Analyst munka is tervezői foglalkozás, nem véletlen, hogy nagyon sokszor építészeti példára hivatkozunk, amikor szeretnénk megértetni a módszertan egyes elemeit.
Mi az, amit a Business Analyst tervez?
- A Business Analyst alapvetően üzleti folyamatokat tervez, és ehhez megtervezi (specifikálja) a folyamatokat támogató kialakítandó/megváltoztatandó informatikai rendszer(ek) üzleti működését.
- Ha nincs dedikált UX/UI tervező, akkor gyakran a Business Analyst tervezi meg a felhasználói képernyőket is.
A Design Thinking lépései: Empathize (Érezz bele) => Define (Határozd meg a problémát) => Ideate (Ötletelj) => Prototype (Modellezz) => Test (Tesztelj)
A következőkben végigvesszük a Design Thinking lépéseit, az üzleti elemzési módszertan és szemléletmód szempontjából.
A Design Thinking lépései
Empathize: Gondolkozz a stakeholderek fejével!
Egy volt kollégám mondta találóan, hogy egy Business Analyst idejének nagy részét mások fejében tölti. Ez pontosan így van. Viszont a Business Analyst empátiája nem csak az ügyfél felé kell megnyilvánuljon, hanem sokkal szélesebb spektrumon, gyakori nézőpontváltásokkal:
- Az ügyfél és a felhasználó eltérhet egymástól, pl. egy Call Center rendszer tervezésénél. Ilyenkor a működés megtervezésénél mint a Call Center ügyintéző, mind a vonal másik végén lévő ügyfél fejével is meg kell próbálni gondolkodni.
- A rendszerek és folyamatok tervezésénél rengeteg egyéb stakeholder elvárásnak kell megfelelni. Például – az előző példánál maradva – a Call Center vezetője szeretne az ügyintézők munkájáról tájékozódni. Meg kell érteni, hogy mit szeretne látni, és mire fogja használni az információt annak érdekében, hogy majd olyan rendszerműködést tervezzen, ahol ezek az információk előállíthatók.
- Tehát az üzleti elemzési folyamatban nem csak az ügyfél és a felhasználó, hanem az üzleti folyamatban érintett összes további stakeholder fejébe bele kell egy kicsit nézni.
Define: Keresd a problémát!
A Business Analyst szemléletmód alappillére, hogy minden igény és minden követelmény mögé benézünk, hogy mi is a mögöttes probléma, amit orvosolni kell. Alapvetően a probléma azonosítás két szinten kerül elő az üzleti elemző munkájában:
- Üzleti igény szinten: mindig keressük az üzleti problémát a kérelem mögött, azt, hogy miért van szükség arra az informatikai beruházásra. Nem CRM rendszert kell bevezetni, hanem pédául ügyféllemorzsolódást kell csökkenteni. Nem hitelezési rendszer cserére van szükség, hanem a hiteligénylés és a folyósítás között eltelt átlagos időt kell csökkenteni. Bonus fact: az üzleti probléma mindig mérhető, vagy pénzügyileg, vagy KPI segítségével.
- Követelmény szinten: alapszabály, hogy a követelményeket úgy fogalmazzuk meg, hogy azok az elérendő képességet, és ne a megoldást írják le – tehát ne azt írjuk le követelményként, hogy a „képernyőn legyen egy lenyíló mező”, hanem azt, hogy az „Ügyintéző képes legyen kiválasztani, hogy….”. Tehát az empátiánk használatával az ügyfél vagy a stakeholder fejével gondolkodva az ő szempontjukból fogalmazzuk meg, hogy mit szeretnének tenni.
Bonyolultabb problémák esetén nem elég a valódi probléma megtalálása, hanem annak elemzése is szükséges. Ha a probléma jelentős részét csak 1-2 jól meghatározott gyökérok okozza, akkor elég a gyökérokot megoldani, nem kell a probléma minden elemét. A probléma elemzése a kapcsolódások és összefüggések felismerésében is segít.
Ideate – Elemezd a megoldási alternatívákat!
Einsteinnek tulajdonítják azt a mondást, hogy „ Ha egy órám van egy probléma megoldására, akkor 55 percet gondolkodom a problémán, és 5 percet a megoldáson”. Az üzleti elemzésben ez pont így történik. Minél jobban sikerül megfogalmazni a problémát, annál több megoldási lehetőség merül fel. A megoldási alternatívaelemzés az üzleti elemzésben szintén több szinten jelen van, ugyanúgy, mint a probléma definiálásánál :
- Üzleti igény szinten: elemezzük a megoldási alternatívákat, amelyek megoldják a mögöttes üzleti problémát. Nem szabad elfelejtkezni a nem informatikai megoldási alternatívákról sem. Az optimális megoldás nem mindig a tökéletes megoldás. A választott megoldási alternatíva kijelöli a megvalósítandó scope-ot
- Követelmény szinten: ha képességet fogalmaztunk meg követelményként, az egyrészt segít megérteni, mit is szeretne az üzlet elérni, illetve gyakran felmerül, hogy vannak megoldási alternatívák (product design options) az adott képességet elérni. Például: A felhasználónak e-mailben kell megkapnia a jegyét PDF formátumban.” helyett a valódi követelmény: „A felhasználó olyan formában kell megkapnia a jegyét, amit könnyen el tud menteni és be tud mutatni a beléptetésnél.” Ez a megfogalmazás lehetővé teszi többféle megoldás mérlegelését, ami esetleg jobb irányba visz, mint az eredeti gondolat.
Prototype – Tervezd meg a megoldást!
Business Analsytként ez a lépés nagyon sokféle lehet. A lényeg, hogy több iterációban, egyre mélyebben, de végül összes elemében ki kell találni a jövőbeni folyamat, és az ezt támogató rendszer működését. Először üzletileg, aztán technikailag. Ennek a módja függ az alkalmazott módszertantól, a feladat jellegétől, attól, hogy alkalmazás felületet vagy üzleti folyamatot tervezel, és még nagyon sok tényezőtől. Ezek lehetnek, a teljesség igénye nélkül:
- valódi prototípusok, működő vagy modellezett formában, amennyiben képernyőket és felhasználói felületeket tervezel
- modellek, amik leírják a jövőbeni működést (pl. folyamatmodellek)
- illetve maga a követelményspecifikáció ennek minősül, mint a leírása a kialakítandó folyamatoknak és rendszereknek.
Test - Gyűjtsd a visszajelzéseket!
Ez a lépés is nagyban függ attól, hogy milyen módszertannal, milyen feladaton dolgozunk.
Alapvetően a felhasználó által látott felületeteket és megoldásokat tudjuk fejlesztés közben tesztelni. Ezeknek a módja:
- A/B testing
- Demózás, prototípus mutatása
Azonban ezek valóban csak a felhasználói felületek használhatóságának visszaigazolására alkalmasak. Az üzleti folyamatok nagy része a back-end működésben található, azok működését nem tudjuk a felhasználóknak mutogatni, azokról csak az integrált UAT teszt ad képet. Ennek ellenére itt is érdemes gyakori kommunikációval csökkenteni a bizonytalanságot, pl. projekttermék tervezési szintenként (high-level, detailed design) egyeztetni az elképzeléseket az érintett stakeholderek és a megvalósító csapat között.
Összefoglalva: a design thinking tervezői gondolkodás alapvető az üzleti elemzői munkában is, azonban alkalmazhatóságának vannak eltérései attól függően, hogy milyen szervezetben, milyen módszertanban, milyen feladaton dolgozunk.
Design Thinking -hez kapcsolódó képzések
Valamennyi Business Analyst képzésünkben megjelenik a Design Thinking gondolkodás.
Facilitáció, kérdezéstechnika, design thinking képzésünkön ezt a témát részletesebben is körbejárjuk.
Kérem díjmentes konzultációjukat!
"*" a kötelező mezőket jelöli