Erőforrásmenedzsment – Ne az erőforrásaidat, a projektjeidet menedzseld!

Fodor Andrea

Hogyan lehet jól menedzselni az erőforrásokat?

A mai napig sok ügyfelünknél felmerül problémaként az erőforrásmenedzsment, mint terület. Az erőforrásprobléma a munkaerőhiánnyal és a fluktuációval karöltve nem kevés fejtörést okoz a vállalatoknak. Gyakran szegezik nekünk azt a kérdést a PPMO képzésen, hogyan lehet jól menedzselni az erőforrásokat.

Sokan készítenek részletes erőforrástervet a következő időszakra (hónapra, negyedévre), és a rendelkezésre álló erőforrás alapon döntenek a folyamatban lévő projektek, feladatok prioritásáról. Bár ez is egy nagy előrelépés, de jellemzően tűzoltás jellegű, és nem a gyökérokot kezeli. Miért?

Mert ha a folyamatban lévő projekteket kell priorizálni (nem esetileg, jó okkal, hanem rendszerszerűen), az annak a jele, hogy több projekt/feladat fut, mint amit a szervezeti kapacitás elbír.

Mi a megoldás?

Az erőforrások akkor fognak felszabadulni, ha egy projektet/feladatot befejezünk. Amennyiben egy projekt csúszik, az kihatással lesz a többi, a felszabaduló erőforrásra váró projektre/feladatra.

Tehát a felmerülő problémák kezelése mellett arra is figyelmet kell fordítani, hogy a projektek a tervezett ütemben (és eredménnyel) valósuljanak meg. Ha a projektek rendszeresen csúsznak a vállalt határidőkhöz képest, akkor érdemes beavatkozni a folyamatokba.

Miért csúszhatnak a projektek?

A projektek leggyakrabban az alábbi okok miatt csúsznak:

• Nem a kellő információs szinten határozza meg a cég a határidőt
• Nem fordítunk elég időt és energiát a projektek előkészítésére, az érintett területek felmérésére, ezáltal kimaradnak scope elemek
• Rossz a tervezés
• Nem jó a követelményspecifikáció
• Folyamatosak a változások és/vagy rossz/hiányzik a CR folyamat
• Erőforrásütközések miatt az erőforrások nem állnak rendelkezésre
• PMO kontroll hiánya

A projekt csúszások kordában tartása:

Nyilvánvalóan a projekt csúszást nem lehet 100%-ban kiküszöbölni, de egy jól működő PMO segíthet abban, hogy feltárja, hol vannak a folyamatban a problémák, és hol kell beavatkozni.

A jól működő PMO feladata:

• meghatározni a projekt standardokat, amelyek transzparens, összehasonlítható és
  elemezhető működést biztosítanak
• meghatározni azokat a projekt szakaszokat, amelyek mérési pontként is működnek
• kialakítani a kontrollt a folyamatokon, és feltárni a szisztematikus problémákat
• javító akciókat megfogalmazni.

Amennyiben a PMO fejlett projekt kultúrában jól végzi a dolgát, akár a projektek akár 90%-a befejezhető időben, ami jelentősen megkönnyíti az erőforrásmenedzsmentet is.

————————————————————————————————————-

PPMO+ Program – képzés PMO vezetőknek és portfólió menedzsereknek

A kétnapos nyílt program során áttekintjük a projekt portfólió menedzsment céljait, lehetőségeit, nehézségeit, valamint azokat az eredményeket, amik bizonyítottan értéket teremtenek a szervezet és a vezetőség számára, illetve azokat, amikre sok energia megy el, de nem teremtenek valódi értéket. Hiánypótló képzés, gyakorlatban bizonyított megoldásokkal, módszerekkel, sablonokkal. – Részletek > > >

“Teljesen gyakorlatias, másnap használható ötletek, tű pontos megértést ad a PMO-t érintő kihívásokkal kapcsolatban” (Bolyó Gábor – PMO vezető, UniCredit Bank)

Szerző: Fodor Andrea