Néhány évvel ezelőtt még nagy divatja volt a folyamatszervező alkalmazásának a vállalatoknál. Sok helyen volt, néhol még most is van folyamatmenedzsment osztály, kollégáik a működési folyamatok monitorolásával, optimalizációjával, hatékonyságjavításával foglalkoztak. De mivel szaktudásuk, end-to-end folyamatszemléletük alkalmassá tették őket, hamar a projektekben találták magukat, üzleti specifikációkat írva.
Jelenleg, az általunk ismert szervezeteknél, ahol megmaradt a folyamatszervezői terület, a folyamatszervezők szinte kizárólagosan projektek előkészítésén, döntési anyagok előállításán, illetve üzleti követelményspecifikációk elkészítésén dolgoznak, üzleti elemzői munkát végezve.
Az elmozdulás oka
A folyamatszervezők, folyamatmenedzserek tehát üzleti elemzői munkát végeznek, akár tudnak róla, akár nem. Sok ügyfelünknél már meg is szűnt a folyamatmenedzser/folyamatszervező szakterület. A háttérben az alábbi egyszerű okok állnak:
- Az üzleti folyamatok legnagyobb része már IT-val támogatott, a folyamatváltoztatások az IT rendszerek változtatásával is járnak, amit specifikálni kell
- Az IT szűk keresztmetszetté vált, nincs értelme olyan fejlesztések specifikálására fordítani a széleskörű tudással rendelkező, értékes erőforrást, amelyek megvalósítására nincs kapacitás
- Az igények sorba állnak, és ezek priorizálását nem a folyamatok szerint, hanem az üzleti problémák mérete, az üzleti érték mentén érdemes megtenni, hogy az értékes IT erőforrásokat a lehető legjobban használjuk fel.
A folyamatszervező és az üzleti elemző
Ugyanakkor a folyamatszemlélet, a folyamatoptimalizáció képessége az egyik legfontosabb kompetencia, amire a vállalatoknak – a szolgáltató szektorban különösen – szüksége van. Ez a kompetencia beépült az üzleti elemzők eszköztárába, annak talán legfontosabb eleme. Mondhatni, hogy minden üzleti elemző végez folyamatszervezői tevékenységet, de nem minden folyamatszervező végez teljeskörű üzleti elemzői tevékenységet. Ahol nélkülözhetetlen a folyamatszemlélet az üzleti elemzői munkában:
- Az üzleti igény megértése, az üzleti problémák, fájdalompontok feltárása, számszerűsítése, illetve a probléma elemzése, a gyökérokok megtalálása. Ezek egy része üzleti folyamatelemzési feladat (pl. az átfutási idők csökkentése, hatékonyságnövelés esetén), más típusú üzleti igények esetén egyéb elemzési feladat is lehet (pl. kockázatcsökkentés, fluktuáció csökkentés igénye esetén). Tehát az üzleti elemzőnek alapkészsége kell, hogy legyen a folyamatelemzés, de ugyanúgy az egyéb üzleti problémák elemzése is.
- Az üzleti elemző feladata a jelenlegi működés (AS-IS) feltárása, és a jövőbeni működés (TO-BE) kialakításának facilitálása, több szinten (koncepciószinten és tervezési szinten is). A jövőbeni működést javasolt optimális üzleti folyamatokra tervezni.
- Ahhoz, hogy ne hagyjunk ki senkit, illetve semmit, tehát a stakeholder azonosítás és a teljeskörűség biztosítása sem lehetséges akkor, ha hiányzik az end-to-end folyamatok átlátása. A hiányzó láncszemek azonosítása csak a tervezett üzleti folyamatlépések és a megfogalmazott követelmények összevetésével történhet meg.
- Az üzleti elemzésnek a fentieken kívül biztosítania kell, hogy a kialakítandó megoldás biztosan választ nyújtson az üzleti igényre. Valamint nem csak megfogalmaznia, hanem értékelemeznie és menedzselnie is kell a követelményeket.
A folyamatmenedzsment létjogosultsága
Az alábbi esetekben viszont mégiscsak van létjogosultsága egy olyan csapat működtetésének, akik folyamatosan monitorolják és definiálják a folyamatjavítási intézkedéseket:
- ahol még IT fejlesztések nélkül is vannak tartalékok a folyamatokban
- ahol van fenntartott IT kapacitás a folyamatelemzésből definiált javító intézkedések végrehajtására
- és ahol a folyamatjavításokból elért eredmény meghaladja a csapat fenntartásának költségét.
Az üzleti elemzőknek ezért javasoljuk a folyamatelemzés és optimalizációs technikák elsajátítását.
Ehhez igazítva újítottuk meg a folyamatelemzési és folyamatoptimalizációs technikákról szóló képzésünket. Tovább a képzésre: Folyamatok ábrázolása, mérése és optimalizálása – módszerek, eszközök
