Irreális vezetői elvárások, vagy irreálisra duzzasztott terjedelem?

2016. 07. 12. | Fodor Andrea

unrealistic scopeSokan panaszkodnak arra, hogy a vezetői elvárások nem adnak elég időt és erőforrást a projektek megfelelő módon való végrehajtásához. Azonnal eredményeket akarnak látni, előrehozzák a határidőket, nem hagynak időt a projektek megfelelő előkészítésére.

Sokáig én is azt gondoltam, hogy a vezetőség hozzáállásában van a hiba, a vezetőket kellene jobban képbe hozni, megértetni velük, hogy amennyiben sikeres projekteket szeretnének, megfelelő minőségű, hatékony, működőképes megoldásokat, akkor változtatni kell a hozzáállásukon.

Ebben is van igazság, viszont a jelenség olyan általános, hogy el kell gondolkodni rajta. Egyrészt nem lehet minden vezető „szűklátókörű”, másrészt felsővezetői pozícióba kerülve sokszor olyanok is felveszik ezt a hozzáállást, akik korábban dolgoztak projektvezetőként, tehát nyilván tisztában vannak a sikeres projektek tényezőivel.

Minden tegnapra kell, és ez jól van így

A vezetői elvárások célja nem a sikeres projekt, hanem üzleti eredmény. Meg szeretne oldani egy felmerült problémát, vagy el szeretne érni egy kitűzött célt. A megadott időtartammal, illetve a rendelkezésre bocsátott erőforrásokkal kvázi „beárazza”, mennyit ér meg neki a probléma megoldása.

Mi történik? Valakinél jelentkezik egy probléma, amire megoldást keres. Van valami a fejében, kezdeményezi a projektet, a feladatot átveszik az erre kijelölt szakemberek, üzleti elemzők vagy projektmenedzserek, és megpróbálják összegyűjteni a megoldással szembeni követelményeket. Elmennek az érintettekhez, és elkezdődnek a szakmai szintű egyeztetések, folyamatokról, rendszerekről, adatbázisokról. Ha már úgy is hozzá kell nyúlni, az érintettek még hozzáteszik saját igényeiket:  itt-ott még legyen benne a saját életüket megkönnyítő funkció, itt még építsünk be egy-két automatizmust, ezt még egyszerűsítsük le, ott meg még javítsunk rajta valamit. Kettőt pislogunk, és összejön egy akkora követelménycsomag, amit évek alatt lehet csak megvalósítani. Persze az összes követelmény a legfontosabb kategóriába esik. A vezetői elvárások a „reális” tervek természetesen kiverik a biztosítékot, hiszen ők jóval előbb szeretnének eredményeket látni. Kitűznek egy jóval korábbi határidőt, és csökkentik a rendelkezésre álló erőforrásokat. A csapat pedig nekiáll, általában úgy, mintha mi sem történt volna, néha ugyan történik kisebb terjedelemcsökkentés, de nem jellemző.

Mi történik ez után?

  • Amennyiben a szervezeti kultúra engedi, a projekt határideje többször módosításra kerül.
  • Feltéve, hogy a projekt eredménye elég fontos a vezetőségnek, és a csapatban van még elszántság, motiváció, akkor túlórában és a hétvégéket is felhasználva időben befejezik a projektet.
  • Ha a projekt eredménye fontos a szervezetnek, de a csapatban kevés az elszántság és a motiváció – általában autokratikusabb szervezeteknél – a határidőre készre jelentik a projektet. Ideiglenesnek szánt workaround megoldásokkal, extra adminisztrációval, a kívánttal gyakran ellentétes üzleti eredményt elérve (pl. az ügyintézői terhek növekedése a hatékonyság növelése helyett). Természetesen az átmenetinek szánt megoldások véglegesek maradnak.
  • Ha a projekt eredménye kevésbé fontos, vagy időközben csökken a jelentősége, a projekt csak döglődik, és látszólag működik. A projektvezető csak annyit észlel, hogy a projekt tagok rendre hátrasorolják ebből a projektből származó feladataikat. A vezetőség deklarálja, hogy ez fontos, de érdemi döntések nem születnek. A találkozókat lemondják, tologatják. A projekt kínszenvedés lesz mindenki számára.

A fenti jelenségek mindegyikének a hátterében az áll, hogy nem sikerült a probléma mértékével hasonló arányú megoldást találni. A „csillagromboló” építés meglehetősen gyakori. Ha ez a helyzet, hogyan lehet biztosítani, hogy a stakeholderek által megfogalmazott követelmények csakis az eredeti üzleti cél elérését szolgálják?

Mi a megoldás?

A  lehetséges megoldást a megfelelően értelmezett és jó helyen lévő Business Analyst munkakör jelentheti. Miben segíthet a Business Analyst?

  • A Business Analyst munkájának célja elsősorban annak biztosítása, hogy az üzleti igényeket megértse, és a követelményeket úgy priorizáltassa, hogy az alkalmas legyen arra, hogy a rendelkezésre álló kereteken belül a maximálisan elérhető üzleti eredményt lehessen előállítani.
  • Elemzi a megoldandó üzleti problémát, és gondoskodik arról, hogy az üzleti probléma nagyságrendjének megfelelő méretű megoldás szülessen
  • Vizsgálja, hogy a választott megoldás valóban a leghatékonyabb megoldást jelenti-e az üzleti problémára.
  • A Business Analyst alapvetően üzleti funkció, szerepe alapvetően a legjobb-leghatékonyabb üzleti megoldások megtalálásáról, és nem csak az IT rendszerekről szól (IT oldalon szerepe lekorlátozódik, ezáltal csökkenhet a BA hozzáadott értéke a cég számára)

Míg a projekt portfólió menedzsment szerepe, hogy az indított projektek a cég stratégiáját szolgálják, és a projekt portfólió úgy kerüljön összeállításra, hogy segítségével a lehető legnagyobb üzleti értéket lehessen előállítani, a Business Analyst szerepe, hogy ezt az elvet a projekteken belül, követelményszinten is biztosítani lehessen. Ezáltal tudja egy cég biztosítani azt a fókuszt, amire az eredményes működéséhez szüksége van.

Linkedin oldalunk

Close

Iratkozz fel szakmai hírlevelünkre, és tarts lépést a fejlődéssel, újdonságokkal!


    A *-gal jelölt mezők kitöltése kötelező