Timeboxing technika

2019. 04. 18. | Gintl-Reszegi Mária

Timeboxing, avagy hogyan lehet a napi 24 órából 26-ot csinálni

Sokszor küzdünk munkánk és magánéletünk során egyaránt azzal, hogy nem elég a 24 óra a feladataink elvégzésére. A munkahelyei környezetben ezt a hatékonyságnövelést több szervezet az agilitástól várja. Nézzük meg, hogy mi az egyik elem, amely az agilitás hatékonyságának hátterében áll!

Mi a timeboxing technika?

A timeboxing technika idődobozokban zárja a különböző feladatokat vagy feladattípusokat. Adott idődoboz erejéig végezhetjük a kiválasztott tevékenységet, utána azt abba kell hagyni és váltani szükséges. Ezek a dobozok lehetnek ugyanakkorák és lehetnek különböző méretűek is adott napon vagy héten, vagy hónapon belül, attól függ, hogy milyen időegységet szeretnénk lefedni.

A timeboxing technika hátterét a pomodoro technika adja, amelyet az olasz Francesco Cirillo dolgozott ki több, mint 30 évvel ezelőtt.

A lényege, hogy

  • Dolgozz 25 percig! Ez elég hosszú idő, hogy alkossunk, de elég rövid, hogy elfáradjunk. Kb ennyit tud az agyunk egy huzamban figyelni.
  • Csak ezzel foglalkozz és biztosítsd, hogy ne zavarjanak meg, ne nézz leveleket, telefont sem és ne kérdezzen tőled senki semmit ebben az időszakban
  • Tarts 5 perc szünetet, amikor fel kell állni és szigorúan csak mással foglalkozni. Ilyenkor pihen az agy.
  • Tartsd be az időkeretet. Ez vezérli a technika sikerességét
  • Bónusz: Az időkeretekhez rendelj célokat és tevékenységeket. Ez már haladó technikahasználóknak ajánlott.

Pomodoro technika céljai:

  • Fókusztartás, a multitasking elkerülése által
  • Az egyenletes terhelés biztosítja, hogy még 3 nap múlva is friss legyél
  • Szünetek, amelyek biztosítják a visszatöltést
  • Feladat időboxhoz rendelése: tervezés
  • Mérhető haladás

A pomodoro lényege egyszerű, ha valaki multitaskol, nagyon sok időt vesz igénybe a kontextusváltás és az időveszteségen túl sokkal jobban terheli az elmét is. Ha valamit elmélyülten és hatékonyan szeretnénk csinálni, akkor ennek az idővezérelt technikának a betartásával támogathatjuk magunkat a legnagyobb mértékben.

Mire használható?

A hétköznapi életünkben is felfedezhetőek ezek a boxok. Eltervezem, hogy hazamegyek a munkahelyről és rendezem a háztartást. Terjedelem vezérelt hozzáállással nem tudom, hogy mikorra leszek kész és hogy belefér-e még a vacsorafőzés. Ha kitűzöm a célt, hogy 60 percig a háztartással foglalkozom és utána 40 perc a vacsorafőzés, akkor tuti mindkettővel végzek.  Bónuszként még abban is biztos lehetek, hogy a háztartással kapcsolatban a legfontosabb feladatokat végeztem el. Az időbox kialakítja bennünk a természetes szelekciót, a priorizálást. Az értékesebbekkel kezdünk és az értékteleneket stressz nélkül elhagyjuk. A sikerélmény pedig annak ellenére megérkezik, hogy valójában nem mindent csinálok meg, hiszen 60 percig kitartóan és látványosan haladtam.

Nem véletlen az áthallás az agilis módszertan hívószavai felé. Ezt a technikát használja az agilitás eszközként a hatékonyság növelése érdekében. Néhány hetes sprintekbe szervezi a munkát, sőt tovább megy és napi boxokat is alkalmaz, amelyhez a daily standupok keretében tervezik meg az elvégzendő feladatokat.

A timeboxing nem agilis eszköz. Az agilitás is felhasználta, hogy a módszertan erősebb legyen. Ezt a technikát bárhol bárki csinálhatja saját vagy csapatának munkaszervezésére és a sikerességhez csak az időboxokat kell szigorúan betartani. Mint minden eszköz ez is attól működik, hogy ha kitartóan és következetesen használjuk.