Veszélyes, ha az üzleti elemző írja a követelményeket?
Fodor Andrea
Vissza-visszatérően felmerül ügyfeleinknél az IT részéről, hogy „veszélyes”, ha az üzleti elemző átveszi az üzlettől az üzleti követelmények írását. E mögött az állítás mögött jellemzően két dolog húzódik meg:
az IT szeretné, hogy az üzlet vállaljon valamennyi felelősséget a leszállítási folyamatban
hatékonyan működő projektportfólió menedzsment hiányában az IT „fegyverként” használja a többé-kevésbé kidolgozott üzleti specifikáció meglétét arra, hogy a saját leterheltségét csökkentse. A kevéssé fontos igények nyilvánvalóan ki fognak potyogni a sorból azáltal, hogy az üzlet nem fog erre erőforrásokat pazarolni.
A 2. pont szakmai-módszertani-kulturális probléma, azzal most itt nem célom foglalkozni. Az üzleti területek felelősségvállalása viszont teljesen jogos felvetés, különösen olyan szervezeteknél, ahol az üzlet sem a pénz, sem a projekt erőforrások felett nem rendelkezik kimondott felelősséggel.
A saját szakmai tapasztalatunk alapján az alábbiakat biztosan ki tudjuk jelenteni:
az üzleti területek munkatársainak nem az az elsődleges feladata, hogy rendszereket specifikáljanak, sőt, rendszerint teljesen más készségekkel kell rendelkezniük
az üzleti elemzés egy szakma – szakmai standardokkal, módszertanokkal, eszközökkel. A követelmények írása, elemzése nem könnyű feladat
a követelmény forrása és a követelmény jóváhagyója nem feltétlenül egyezik meg, sokszor nem is ugyanazon üzlethez tartozik (pl. egy banki kockázatkezelési projektben is előfordulhat, hogy a lakossági üzleti területhez tartozó fióki ügyintéző fogalmaz meg követelményeket, ha érintett)
egyik üzleti terület képviselője sincs kényszerítve end-to-end folyamatokban, követelményekben gondolkodni, a különböző területek szakmai követelményeit összehangolni.
Képzéseinken azt szoktuk tanítani, hogy az üzleti követelmények gyűjtése, megfogalmazása, elemzése, összehangolása, teljeskörűvé tétele az üzleti elemző feladata, ehhez az üzleti szakértőktől gyűjti az információkat. Ha az üzlet tudna jó követelményspecifikációt készíteni, nem jött volna létre az üzleti elemzői szerepkör. Ugyanakkor a projektleszállítási folyamatban résztvevő összes szerepkör, üzlet és IT ugyanazon a projektterméken dolgozik, ugyanúgy felelős a jó végeredményért. De mégis, hogy lehet ezt elérni? Hol húzódik a határ az üzleti szakértők és az üzleti elemzők feladata, felelőssége között?
Ha jól használjuk az üzleti elemzői és a követelménymenedzsment módszertant, akkor ez nem lehet probléma. Ugyanis – bár az üzleti elemző gyűjti, rögzíti és elemzi a követelményeket – azok szakmai tartalmáért, a jó elfogadási kritériumokért, a prioritások felállításáért az erre kijelölt üzleti terület képviselői felelősek (ez ugye nem minden esetben egyezik meg a követelmény forrásával).
Az üzleti elemző felelőssége:
a követelmények jó megfogalmazása (egyértelmű, pontos, mérhető/tesztelhető, stb. legyen)
a követelmények megfelelő dokumentálása – minden információt tartalmazzon, segítse a megértést, követhető legyen, stb.
a követelményekhez az elfogadási kritériumok megléte,
az ellentmondásos követelmények összehangolásáért
a követelmények teljeskörűségének biztosítása
az elfogadtatási és priorizálási folyamat lemenedzselése
a követelmények folyamatos követése
Fontos, hogy az üzleti elemző nem csak az IT követelményeket, hanem az üzleti probléma megoldásához, üzleti cél eléréséhez szükséges egyéb, nem IT (átállási, szabályozási, migrációs, stb.) követelményeket kezeli.
Az üzleti területek – kijelölt üzleti szakértők felelőssége:
az üzleti követelmények jóváhagyása, azok szakmai tartalma (mindenki a saját követelményeit fogadja el – a számvitel a számviteli követelményeket, az IT biztonság az IT biztonsági követelményeket, stb.)
az elfogadási kritériumok szakmai tartalma
a prioritások kijelölése a rendelkezésre álló keretek között.
Az IT további felelőssége, hogy olyan megoldást dolgozzon ki, amely megfelel az üzleti követelményeknek. Ebben sokat segít, ha követelménymenedzsment módszertant alkalmazunk.
Ha jó a használt módszertan, minden pillanatban megállapítható:
a követelmények készültsége, státusza
a követelmények forrása (ki kérte)
a követelmények jóváhagyója, vagy jóváhagyói
a követelmények összefüggései más követelményekkel
és még sok egyéb információ, ami sokszor csak az üzleti elemző fejében van meg. Ha jól használjuk az üzleti elemzőket, hozzájárulunk a jó megoldásokhoz – persze ehhez elengedhetetlen az egységes módszertan és a támogató szervezeti kultúra.
