A stratégiai célok megvalósításának kulcsfontosságú eszköze: a hatékony PMO

Írta Fodor Andrea 

Egyre több szervezet hoz létre önálló PMO szervezetet, de ezek funkciói jelentősen eltérhetnek egymástól. Sőt, még abban sincs konszenzus, hogy a PMO, mint betűszó mit jelent pontosan. Ezek után nem csodálkozhatunk azon sem, hogy a PMO-k hozzáadott értékének megítélése is jelentősen eltér szervezetenként. Ez derül ki a PMI elemzéséből.[1]

PMO in the orgA jelentés kiemeli, hogy a szervezetek sokszor nem tudják kiaknázni a PMO által nyújtható előnyöket. főleg, amikor hiányzik a kohézió, a felsővezetői támogatás, valamint ha nem következetesek a hatékonyságnövelésre és értékteremtésre vonatkozó célok.

A jelentés bebizonyítja, hogy a PMO-k szerepe kulcsfontosságú a vállalati stratégia megvalósításában. A stratégiai változások projektek és programok keretében történnek. Azok a szervezetek, amelyek a PMO-t a stratégiai döntéshozatal szintjére emelték, sokkal jobban teljesítenek. A magas projekt tudatossággal rendelkező szervezetek a stratégiai céljaik közel 70%-át meg tudják valósítani, szemben az alacsony projekt tudatosságú szervezetekkel, akiknek stratégiai céljainak 60%-a megbukik.

Amennyiben Önt is érdekli, hogyan javíthatná a PMO hatékonyságát, ismerje meg aktuális képzésünket!

Lássuk, hogy mik azok a kompetenciák, amik a nagy hozzáadott értékű, jól teljesítő PMO-kat jellemzi:

  • Elősegítik a projekt kultúra fejlődését a szervezetben
    • A legjobban teljesítő szervezetek felsővezetői nem csak tudatában vannak a projekt, program és portfólió menedzsment értékének, de biztosítják a hatáskört, felhatalmazást, támogatást és a szükséges eszközöket a PMO számára.
    • A jól működő PMO tiszta és egyértelmű célokkal, iránymutatással és támogatással rendelkezik. Képzett kollégákból áll, akik kapcsolatban állnak a felsővezetéssel.
    • A projekt kultúra megteremtésében a kulcsfaktor a megfelelően képzett munkaerő. A jól teljesítő szervezetekben kétszer valószínűbb, hogy a PMO-ban a kollégák képzettsége és létszáma megfelelő.
    • A sikeres PMO-k részt vesznek a stratégia megalkotásában is, ami segítségükre van a prioritások kialakításában és a sikeres implementálásában egyaránt.
    • A közvetlenül a CEO irányítása alá tartozó PMO-k jobban teljesítenek
  • Folyamatosan értékelik a teljesítményt a visszajelzések alapján
    • A project owner visszajelzése: a jól teljesítők 61%-ánál ez a folyamat része
    • Stakeholderek visszajelzése: a hatékony PMO-k 60%-a alkalmazza
    • Az ügyfelek visszajelzése: a hatékony PMO-k 76%-ánál ez része az értékelési folyamatnak.
  • Kialakítják és folyamatosan fejlesztik a tudásmenedzsmentet és a változásmenedzsmentet
    • A jól teljesítő PMO-k 65%-a rendszeresen feldolgozza a projektek végén a tanulságokat, tapasztalatokat
    • 59%-uk tartja fontosnak és segíti a projektben dolgozók együttműködését
    • 69-uk elkötelezett a változásmenedzsment kulcstényezői, a kommunikáció és a stakeholder elégedettség irányában.

A siker nagy mértékben a stratégiaalkotók és a stratégiát megvalósító szervezet közötti kommunikáción és folyamatos visszajelzésen múlik. Jól működő szervezetekben ennek a kommunikációnak a csatornája a PMO.

A rosszul teljesítő PMO-k 49%-a nyilatkozott úgy, hogy a szervezetük ugyan elfogadja a projekt menedzsment szükségességét, de a projektek következetlenül kerülnek végrehajtásra, kevés sikerrel, és elégtelen erőforrásokkal.

[1] PMI’s Pusle of the Profession In Depth Report: The impact of PMOs on Strategy implementation

Linkedin oldalunk


PMO | Projektiroda | projektportfólió menedzsment