Akasztják a hóhért – CRM bevezetésünk története

Az igény beazonosítása: korábban komplikált Excel táblákkal működtünk. Volt külön Excelünk a nyílt képzés jelentkezésekre, a képzések szervezésére, az üzleti kapcsolatokra. Az üzleti lehetőségeket hol Asanában, hol Excelben követtük nyomon, de egyik sem volt kompromisszummentes. A lehetőségekből egy másik Excelben készült  előrejelzés az adott pénzügyi évre.  A rendszer sokáig működött, nagyobb hibák nélkül.  

Már régóta nézegettünk CRM rendszereket, de mindig arra jutottunk, hogy még nem fáj eléggé. Nem tudtunk üzleti problémát felmutatni.  Nem vesztettünk el jelentkezőket, nem voltak nagy hibák. Igaz, hogy a Microsoft 365-ben akadtak szinkronizálási problémák, de ezt megoldottuk a jelentkezési Excel kettéválasztásával ( egy képzés egy tréningszervezőhöz tartozott, ezért ez működött).  

Amikor viszont csatlakozott hozzánk a harmadik tréningszervezőnk, megváltozott a helyzet. Átszerveztük a munkát, ügyfelek és képzések mátrixban. Ez már nem engedte meg, hogy külön Excelekben dolgozzunk. Egyre több lett a szinkronizálási probléma, és megjelent az adatvesztés is. Ez viszont már erős üzleti fájdalompont volt, ami motivációt adott a változtatásra.  

 Az üzleti probléma: a nyílt képzésszervezés esetén, mivel egy Excelben több kolléga is dolgozott egyszerre, napi szinten szinkronizálási hibák keletkeztek. Ilyenkor a rendszer két példányt készít a fájlból, és nagyon sok erőforrás megy el arra, hogy rekonstruáljuk a valódi helyzetet. Két esetben az is előfordult, hogy nem indult el a tréning jelentkeztetési folyamat.  

A megoldás: több CRM rendszert is megnéztünk. Alapvetően, mivel a nyílt képzésszervezésnél volt fájdalompont, elsődlegesen olyat kerestünk, ami ezt a problémát megoldja, de a többi terület kezelésére is alkalmas.  Igazság szerint mindig megnéztük és elvetettük a megoldásokat, amíg egyszer nem találkoztunk egy olyan rendszerrel, amiben megláttuk a lehetőséget,  és ami ár-érték arányban megfelelő volt számunkra. Egy erősen rugalmas, testre szabható, B2B értékesítést is támogató moduláris rendszerre esett a választásunk.