Egy coaching folyamat gyakorlatilag egy nagyon egyszerű miniprojekt. A projekt indítása során megfogalmazzuk a stratégiai célt (végcél), ezen belül kijelöljük azt a célt, ami az ügyfélen múlik, és a rendelkezésre álló időn belül reálisan megvalósítható. Tulajdonképpen egy nagyon egyszerű “megvalósíthatósági tanulmányt” készítünk: felmérjük, hol vagyunk most, mik akadályozzák, és mik segítik a cél elérését. Ezután feltérképezzük azt, hogy milyen lehetőségeink vannak a cél eléréséhez, majd kiválasztjuk, hogy mit fogunk tenni a cél elérése érdekében. Ezután végrehajtjuk a kijelölt feladatokat, kezeljük a menet közben felmerülő problémákat, és elemezzük a sikereket. A projekt nagyon egyszerű, hiszen egy stakeholdere van, aki a projekt vezetője is egyben.
Mi kell a folyamat sikeréhez?
De akármilyen egyszerű projekt is a coaching folyamat, a sikernek van néhány előfeltétele, ami nélkül csak az időnket vesztegetjük :
Jó célkijelölés:
még az egyszemélyes coaching folyamat is biztosan félresiklik, ha nem jó a célkijelölés. Fontos megfogalmazni a végcélt (stratégiai cél, vízió), ami tartalmazza azt, amit el szeretnénk érni. Ennek elérését kell támogatni a coaching folyamat céljának, amelynek konkrétnak, mérhetőnek kell lennie, viszont nem tartalmazhat olyan elemet, amire a coaching alanyának nincs ráhatása. A rendelkezésre álló időtartamhoz viszonyítva reálisnak kell lennie, viszont kihívást kell jelentsen, különben nem késztet erőfeszítésre. Ez a SMART cél. Ismerős, ugye?
Egy coachnak még egy egyszemélyes coaching folyamatban is kihívást jelent a cél pontos megfogalmaztatása, ellenőriztetése. Ez esetenként akár több coaching ülést is igényel, viszont a tapasztalat azt mutatja, hogy ezt nem lehet kihagyni. Ha a célmeghatározás pontatlan, az ügyfél ritkán elégedett, az első eredmények után újabb és újabb célok jutnak eszébe, egyre többet és többet szeretne. A coach felelőssége, hogy addig ne engedje tovább a coaching folyamatot, amíg a cél nem felel meg a kritériumoknak.
Cél iránti elkötelezettség, motiváció:
ez a coaching folyamat sikerének legkritikusabb tényezője. Ha ez nincs meg, a coaching folyamat kudarcra van ítélve. Csak az tud kitartóan dolgozni a cél elérésén, akinek az a cél valamilyen okból fontos. Egy 10-es skálán mérve 8-as szintű motiváció alatt nincs értelme elindítani a coaching folyamatot.
A coach eszköztárában több olyan eszköz van, amivel mérni lehet – és kell – a meglévő cél iránti iránti elkötelezettséget, motivációt. Ezt bizonyos mértékig lehet befolyásolni, erősíteni. A coachnak abban van nagy szerepe, hogy ügyfele ne veszítse el a kezdeti motivációját a folyamat során.
Team coachingban, ahol többen dolgoznak egy közös cél eléréséért, kicsit más a helyzet. Itt, vállalati helyzetben a stratégiai célt kívülről, a vezetés határozza meg. A tapasztalatok azt mutatják, hogy minél nagyobb ráhatása van a team tagjainak a cél kialakítására, annál nagyobb lesz az elkötelezettségük a cél iránt. Persze a közös célt mindenkinek kötnie kell a saját egyéni motivációjához, de minél több időt töltünk a cél közös alakításával, annál valószínűbb, hogy mindenki talál majd magának egy olyan pontot, ami megfelel a saját elvárásainak. Szintén fontos, és elkötelezettség növelő tényező, ha a team tagok megértik, hogy kinek és miért fontos a cél elérése, és attól miért lesz jobb.
Cél szem előtt tartása:
a coach fontos feladata a fókusztartás. E nélkül a folyamat szétesik. Egy coaching folyamat átfutási ideje általában 3-12 hónap. Természetes, hogy e közben sok minden történik, változások, különböző hatások érik az ügyfelet. Ilyenkor elfelejt mérlegelni, hogy az adott probléma megoldása mennyiben járul hozzá az eredeti cél eléréséhez. Gyakran előfordul, hogy felborulnak a prioritások, és olyan problémák kezelésére fordítja energiái nagy részét, amik nem, vagy csak alig fontosak a cél szempontjából. A coach ilyen esetben a külső, harmadik fél szemszögéből segít ránézni a problémákra, és coaching eszközök segítségével segít a prioritások kialakításában, hogy az ügyfél újra a céljára tudjon koncentrálni.
Részletek kidolgozása, kockázatok felmérése:
sokszor előfordul ennek az ellenkezője is. A cél az ügyfél számára világos, de az oda vezető utat és az ehhez szükséges erőfeszítéseket nem minden esetben tudja reálisan felmérni. Figyelmen kívül hagyja a lehetséges kockázatokat, a megoldások erőforrásigényét. A coachnak ilyenkor a legnagyobb kihívást az jelenti, hogy minden szempontból vizsgáltassa meg az ügyfél megoldását, hogy az tényleg elvezet-e a várt eredményhez. A coach felelőssége, hogy ne engedje tovább a folyamatot, amíg ez meg nem történik.
Erősségeinkre való támaszkodás:
a tapasztalatok azt mutatják, hogy jobban járunk, ha erősségeinkre próbálunk támaszkodni, azokat használjuk egyre jobban, mint ha a gyengeségeinket próbáljuk fejleszteni. Egy csapat munkája annál hatékonyabb, minél sokszínűbbek a tagjai, minél több feladat elvégzésére alkalmasak. Egy kolléga, aki például örömét leli az új folyamatok, eljárások, rendszerek kitalálásában, megtervezésében, lényegesen kevésbé fogja szeretni a megvalósítási szakaszt.
Csapatmunka:
kutatások kimutatták, hogy vannak olyan feladatok, amiben az egyén nagyon gyengén teljesít, de az egyéni becslések összessége viszont meglepően jó eredményt ad. Egyesek jelentősen túlbecsülnek, mások alulbecsülnek, de amikor a becsléseket átlagoljuk, az átlag általában elég pontos lesz. De ez a hatás csak akkor érvényesül, ha a becslések egymástól függetlenek, és a résztvevők nem befolyásolják egymást. Ha pl. egy értekezleten valaki korán magához ragadja a szót, vagy egyes résztvevők háttérbe szorulnak, nem tudjuk kihasználni a csoporton belüli tudást és a vélemények sokszínűségét. Team és csoport coaching esetén a coachnak nagy kihívást jelent, hogy egyenlő teret biztosítson mindenki számára. Gyakran tapasztalom, hogy a legvisszahúzódóbb, legcsendesebb munkatárs véleménye jelenti a továbblépést, amit meg sem hallanánk, ha nem lenne külön megszólítva.
Lezárás:
befejezetlen a coaching folyamat, ha nem kerül sor a lezárásra. És ez nem csak az ünneplést foglalja magában, hanem a megszerzett tapasztalatok feldolgozását is. Mennyire valósult meg a cél, mi működött, mi nem működött, milyen tapasztalatokat lehet továbbvinni, és milyen tanulságok vonhatók le a folyamatból.
A fentiek általánosságban minden projektmenedzsment könyvben szerepelnek, mégsem láttam túl sok projektet, ahol tudatosan hangsúlyt fektettek ezekre a tényezőkre. Pedig pontosan tudjuk, hogy ezek milyen fontosak, de a projektre nehezedő nyomás miatt sok minden elsikkad. Ezért jó, ha tudjuk, hogy az említett tényezők következetes végigvitele nélkül még egy egyszemélyes miniprojekt kimenetele is bizonytalanná válhat.
