CRM bevezetésünk története 2. – A rendszer bevezetés

Írta Fodor Andrea 

CRM rendszerünk bevezetéséről szóló előző cikkünk folytatásaként elhoztuk most az implementációról szóló fejezetet.

Hogyan kezdtünk neki a CRM implementációnak?

Koncepcióalkotás

Első lépésben a koncepciót találtuk ki, a rendszerlogikára építve. Döntéseket kellett hozni, kiket kezelünk vevőjelöltként, kiket kapcsolatként. Mit fogunk lehetőségként kezelni, miket ajánlatként. Hogy fogjuk elkülöníteni az egyes termékcsoportjainkat egymástól. Összeírtuk a követelményeinket és kérdéseinket, és heti rendszerességgel egyeztettünk a szállítóval, amely egyeztetések után kialakult az irány, hogy mit hogyan fogunk kezelni a rendszerben. Ahogy folyamatosan kezdtük átlátni a rendszer összefüggéseit és lehetőségeit, egyre könnyebbé vált az egész.  

CRM rendszer koncepció

Listák, riportok, levélsablonok összegyűjtése

A riportokat egy rendszerimplementáció során hajlamosak vagyunk legutoljára hagyni – hiszen azokat csak akkor lehet implementálni, amikor a rendszerben már minden adat a helyén van. Ez így helyes is, viszont az üzleti elemzés során ez az első feladatok egyike. Mi is azzal kezdtük, hogy összegyűjtöttük, hogy milyen összesített információkat szeretnénk látni a rendszerből. Szerencsére nem volt nehéz dolgunk, mert ezek az összesítő táblák léteztek, de Excel nyilvántartásokból kerültek előállításra. Szintén összegyűjtésre kerültek azok a listák és levélsablonok, amelyeket a munkafolyamatok során használtunk.  

Jótanács: BA-ként mindig legyen gyanús, ha olyan dolgokat várnak a megrendelők a rendszertől, amit a jelenlegi képességekkel is meg lehetne valósítani, de eddig nem került rá sor. Azok nagy valószínűséggel alacsony prioritással bíró követelmények. 

Folyamatok összeírása

Összegyűjtésre kerültek a jelen folyamatok, először az első két scope elem, majd a további termékcsoportok tekintetében.

Business analyst masterclass tréner javaslatok

Hogyan zajlott az üzleti elemzés?

Riport- és adatelemzés: összefésültük a rendszerben rögzítendő kötelező adatokat, azokkal az adatokkal, amik az összesítésekhez kellettek. Ezekből összeállítottuk a szükséges mezőket, azok értékkészleteit. Szerencsére a választott rendszerben az egyes rendszerelemekhez tudtunk további mezőket létrehozni.  

Folyamatelemzés: végig gondoltuk, hogy a folyamatainkat hogyan fogjuk végig vinni a rendszerben. Ez alapján vagy a folyamatainkon, vagy a rendszerbeállításainkon változtattunk, úgy, ahogy egyszerűbb volt.  

Feladatok elemzése: a rendszer lehetőséget biztosított arra, hogy egy-egy művelethez vagy változáshoz kapcsolódóan feladatokat generáljunk egy-egy képzés lebonyolításához. Ehhez standardizálni kellett a feladatainkat, illetve besorolni a szerint, hogy ezek a feladatok minden képzésnél, vagy csak bizonyos képzéstípusoknál fordulnak elő. A kialakítandó kategóriáknál kiemelten figyeltünk arra, hogy ne legyen átfedések a feladatok között, annak érdekében, hogy ha változtatni kell, akkor csak egy helyen kelljen változtatást megtenni.  

Javaslat: a rendszerek tervezésekor nagyon figyeljünk arra, hogy a működés fenntartható legyen. Tehát nem érdemes pl. ugyanazokat a feladatokat minden képzéstípushoz felvinni, mert ha megváltozik valami, azt minden egyes beállításon keresztül kell vezetni, ami jelentős hibalehetőséget foglal magában.  

Beállítások elvégzése

Az elemzéseket és azok eredményét Excelben vezettük. Ezeket használtuk a beállításokhoz, illetve a haladás nyomonkövetéséhez.  

CRM rendszer illusztráció

Adatmigrációk előkészítése

A rendszer használatbavételéhez döntenünk kellett, hogy mit emelünk át, és azokat importáljuk-e, vagy kézzel rögzítjük fel. Az alábbi adatok sorsát kellett átgondolnunk:  

  • Céginformációk: azok a cégek kerültek migrálásra, akikkel üzleti kapcsolatban álltunk az elmúlt két évben. Ezeket legyűjtöttük, a kötelező és a rendelkezésre álló információkat adattisztítottuk/kiegészítettük, így importáltuk be a rendszerbe 
  • Kapcsolatok: az aktív, élő kapcsolatok kerültek be a rendszerbe, a korábban vezetett Excel kapcsolatlista alapján. Excelben készítettük elő, onnan importáltuk a CRM rendszerbe 
  • Lehetőségek: csak a folyamatban lévő lehetőségeket vittük fel a rendszerbe. Itt kézi adatbevitelt választottunk, abból a célból, hogy a kollégák megismerjék a rendszert, és tisztázhassuk a felmerült kérdéseket.  
  • Hírlevél feliratkozók: a korábban használt Mailchimp rendszer aktív, nem leiratkozott feliratkozóit migráltuk. Itt először ki kellett szűrni azokat, akik már kapcsolatként szerepeltek a rendszerben, ezt e-mail cím és ahol egyértelmű volt, név alapján tettük meg. A csak hírlevél feliratkozókat beimportáltuk a rendszerbe.
CRM rendszer bevezetése

Milyen lépésekben vezettük be a CRM rendszert?

A korábban megállapított scope darabolás mentén kezdtük el a bevezetési fázisokat. Mindegyik lépés kiváltott 1 vagy több Excel táblát, illetve rendszert.  

  1. 2025. július: Kihelyezett képzések értékesítési folyamata  – a leadtől a szerződéskötésig 
  2. 2025. szeptember: Nyílt képzések értékesítési folyamata – a leadtől a jelentkezés leadásáig 
  3. 2025. szeptember: Hírlevél és direct mail küldés 
  4. 2025. november:  Képzés lebonyolítás támogatása: a képzésszervezéshez kapcsolódó feladatok standardizálása és generáltatása, annak érdekében, hogy mindenki tudja, mik a feladatok, hol tartunk, és ne maradjon ki semmi fontos lépés.  
  5. 2026. március: Levélsablonok bevezetése, képzésszervezési levelezés CRM-ből  
  6. Folyamatban: Felnőttképzési adatbekérés és felnőttképzési szerződés tájékoztató generálás CRM-ből 

Konklúzió

Hogy egyszerű volt-e? Utólag igen, de valójában nagyon nem. Erről bővebben a következő részben!

Üzleti elemző és kapcsolódó képzések a Projektcoach-nál:
Business analyst képzési program

Melyik business analyst képzés a nekem való?

Business analyst tréningjeinken megtanulhatod a rendszer bevezetésénél használt módszertanunkat.

projektcoach business analyst
Kapcsolat

business analystBusiness Analyst eszköztár