Egy cégnek ma már nem projekt, hanem projektportfóliót kell menedzselni

Manapság a projektmenedzsment egyre fontosabb a vállalatok életében, a céget érintő külső és belső változtatási igények megvalósítása jellemzően projekteken keresztül zajlik. A projektmenedzsment standardok ma már általánosan elterjedtek, a projektvezetők egyre képzettebbek, a projekt kultúra egyre fejlődik, mégis  a PMI legutóbbi felmérései azt mutatják, hogy a projektek 70%-a nem tudja teljesíteni az eredetileg kitűzött célokat.

Túl sok projekt van

Jelenleg sokkal több projektkezdemény van, mint amennyit egy szervezet le tud szállítani. A projektek folyamatosan indulnak, akár 40-60, de néhol több projekt fut egyszerre (projekt definíciótól függően). A projektleszállítás gyakorlatilag futószalagon történik, de változó eredményekkel.

Ahhoz, hogy a projektmenedzsment a legnagyobb értéket tudja előállítani a szervezetnek, az alábbiak a legfontosabbak:

• a projektek által előállítandó termékek és/vagy szolgáltatások üzleti hasznot hozzanak: elindításánál legyen teljesen egyértelmű, milyen üzleti eredményeket várunk
• üzleti igénymenedzsment: ha több pozitív business case-vel rendelkező projekt kezdeményezés van, mint erőforrás/kapacitás, a legtöbb eredményt hozó, illetve stratégiai projektek kerüljenek be a projektportfólióba, a többi kezdeményezés álljon sorban a backlogban
• az elindított projektek fejeződjenek be határidőben: csak a leszállított projektek termelnek üzleti értéket, a késedelemnek elmaradt haszna és extra költsége van, ami akár megkérdőjelezheti a teljes business case-t.

A fentiek amilyen egyszerűnek és magától értetőnek  hangzanak, annyira nehéz nekik érvényt szerezni a mindennapokban.

Ebben segíthet egy jól felépített, hatékonyan működtetett projektportfólió menedzsment, az alábbiakkal:

• a folyamatok és a standardok felállításával és működtetésével összehasonlítható és elemezhető működési feltételeket kell teremteni
• megfelelően elemzett projektkezdeményezéseket kell biztosítani
• a leszállítási kapacitásokhoz kell igazítani a projekteket
• biztosítani, illetve össze kell hangolni az erőforrásokat
• el kell hárítani a vállalati szintű akadályokat, időben meg kell hozni a döntéseket
• folyamatosan elemezni kell a működést, fel kell tárni a problémákat és a szűk keresztmetszeteket, évről évre növelni kell a projektleszállító képességet.

Ez nem könnyű feladat, de támogató menedzsmenttel a projektek akár 90-95%-os sikerrátával is működhetnek. Amennyiben további hasznos tanácsokat, legjobb gyakorlatokat és ötleteket szeretne kapni a témában, tudjon meg többet és jelentkezzen PMO vezetőknek és projekt portfólió menedzsereknek szóló PPMO+ képzésünkre! LinkedIn oldalunk