Együttműködés a projektportfólió-menedzser és az üzleti elemző között

Jen L. Skrabak (PMP, PfMP) cikke alapján (https://www.projectmanagement.com)

Mind az üzleti elemzői, mind a portfólió menedzseri szakma egyre szélesebb körben válik ismertté és elismertté. De vajon a két szakma képviselői mennyire ismerik egymást, és mennyire építenek egymás munkájára?

A portfólió menedzsereknek érdemes megismerniük a cégüknél dolgozó üzleti elemzőket, hiszen ők nagy segítségükre lehetnek a portfólió menedzselésében és a szervezet stratégiai céljaihoz hangolásában. Mit is csinál ugyanis egy üzleti elemző?

• azonosítja a felmerülő üzleti igényeket,
• felderíti, dokumentálja és kezeli az üzleti követelményeket,
• releváns megoldási javaslatokkal áll elő.

A portfólió menedzserek tehát az alábbi négy fő módon tudnak leginkább építeni az üzleti elemzők munkájára:

Jövőbeli lehetőségek azonosítása

A BA-k meghatározó szerepet tölthetnek be az üzleti problémák és lehetőségek elemzésében. Aztán alapul szolgálhatnak a későbbi üzleti projektek és programok kezdeményezésére. De a már futó projektek során is fontosak a BA-k. Hiszen ők támasztják alá a projekt scope javasolt változtatásait (amik kihatással lesznek az egész portfólióra), és ők biztosítják, hogy a projekt illetve program üzleti célja továbbra is megalapozott maradjon.
Számos BA szorosan beépült az üzleti területek közé és nagyon fontos szerepet játszik a jövőbeli üzleti lehetőségek és a portfóliót érintő változások korai felismerésében és megértésében.

A szükséges üzleti képességek meghatározása

Gyakran úgy gondolunk egy üzleti elemzőre, mint aki csak dokumentálja a megfogalmazott üzleti igényeket. A követelmények megfogalmazása azonban az adott üzleti terület céljainak és teljesítőképességének a megértésére épül.
Jellemzően az üzleti képességek az üzleti célokon és igényeken alapulnak. Ezeket általában az üzleti capability map-eken, end-to-end folyamatábrákon vagy funkcionális diagramokon ábrázolják. Annak a felmérése, hogy az adott üzleti képesség jelenleg létezik vagy nem, alapul szolgál a gap-ek és a prioritások azonosításához, és benchmark-ként is szolgálhat a más vállalatokkal való összehasonlításban.

A Business Case kidolgozása

Az vállalati célok és igények magas szintű átlátásával és megértésével a BA segíthet az adott megoldási javaslat indoklásának alátámasztásában is. A business case alapja az üzleti igények felmérése. Ez a folyamat az alapul szolgáló probléma megértésére, a fennálló helyzet értékelésére és a gap analízis elkészítésére irányul.
Ráadásul a megoldási javaslatnak egy magasszintű költségbecslést is tartalmaznia kell, ami alapján a megtérülés számolható. A lehetséges megtérülés annak értékelésén is alapszik, hogy a megoldásunk milyen hatással lesz a jelenlegi folyamatokra.

A megoldás elemzése

A megoldáselemzés egyik fajtája, amikor a jelenlegi helyzettől a célig vezető különböző lehetőségeket értékeljük és hasonlítjuk össze (pl. folyamatok átalakítása vs rendszerfejlesztés). A Stakeholderekkel és az üzleti elemzőkkel együttműködve dolgozhatnak gyors megoldásokon (quick winek, pl. folyamat változtatás) vagy hosszútávú megoldások létrehozásán (új termékek vagy rendszerek).

Az üzleti elemzés tehát az üzleti kezdeményezések azonosítását és kidolgozását és ezáltal a tervezést is támogatja. Az üzleti elemzés gyakran kiinduló pontja egy vagy több projektnek, illetve programnak a portfólióban. Jó, ha az üzleti elemzés egy állandó tevékenység a portfólión belül, hiszen az üzleti környezet folyton változik, a verseny stratégiai változtatásokat szülhet, illetve menet közben is újabb és újabb információk válhatnak elérhetővé.

Ha portfólió-menedzserként szeretne szakmailag továbbfejlődni, iparági és azon túlmutató legjobb gyakorlatokat megismerni, illetve a gyakorlatban könnyen hasznosítható megoldásokat megismerni, várjuk legközelebbi PPMO+ programunkon!

Az üzleti elemzők figyelmébe ajánljuk BA programunkat, mely egyaránt lefedi az üzleti elemzés folyamatának, módszereinek és technikáinak áttekintését, az üzleti elemző és a projektmenedzser közötti hatékony együttműködés kérdéseinek elemzését, és más cégek üzleti elemzői tapasztalatainak megismerését, valamint közös probléma feltárást és megoldási lehetőségeket is kínál.

Linkedin oldalunk