Mindenki ugyanazokat a szavakat használja… és mégsem ugyanarról beszél?

Írta Váradi Szitha Marina 
Business Analysis · Projektmenedzsment

Sok projekt nem a megvalósítás során kezd félrecsúszni, hanem jóval korábban, már akkor, amikor azt gondoljuk, hogy teljesen egyetértünk.

Voltál már olyan megbeszélésen, ahol mindenki bólogatott és minden világosnak tűnt? A cél, a következő lépés, a felelősségek…stb. Aztán néhány héttel később kiderült, hogy hiába ugyanazok a szavak hangzottak el, a szavak mögötti elképzelések már egészen mások voltak, de ez nem derült ki. A projektek egyik komoly kockázata pedig éppen ez, nem az, hogy nem beszélünk egymással, hogy nem töltünk elég időt ezzel, hanem az, hogy túl hamar feltételezzük, hogy meg is értettük egymást.

Közös gondolkodás egy Projektcoach workshopon

„Ha nem ugyanazt értjük a projekt célja alatt, nagyon nehéz megmondani, hogy sikeresek voltunk-e.”


A PMSZ Körkapcsolás konferencián Fodor Andrea és Házi Ágnes workshopja a projekt valódi „miértjéről”, a közös megértés szerepéről és a korai félreértések kockázatairól szólt.

A közös nyelv még nem jelent közös megértést

A projektekben ugyanaz történik, mint sokszor a hétköznapi életben, beszélgetünk, használjuk ugyanazokat a szavakat, és azt gondoljuk, hogy ugyanarra gondol a másik, mint mi. Pedig mindannyian a saját eddigi tapasztalatainkból, szerepünkből és nézőpontunkból indulunk ki, mert emberek vagyunk.

Egy hétköznapi helyzetben ebből “csak” egy kellemetlen félreértés lehet, viszont egy projektben hónapok munkája, jelentős pénzmennyiség, üzleti eredmény és sok ember közös erőfeszítése kerülhet veszélybe.

Ezért érdemes egyszerű tűnő dolgokra visszakérdezni, hogy a különbségek ne maradjanak rejtve vagy kimondatlanul:

  • Mit jelent pontosan az, hogy „ügyfél”?
  • Mikor tekintünk egy folyamatot lezártnak?
  • Mit értünk gyorsabb vagy hatékonyabb működés alatt?
  • Miből fogjuk tudni, hogy a projekt sikeres lett?

 

A megoldás előtt tisztázni kell az igényt (ezt már tudjuk), de hogyan?

Egy projekt elején könnyű rögtön a megoldásról beszélni:

  • Milyen rendszert vezessünk be?
  • Milyen funkciókra lesz szükség?
  • Mennyibe fog kerülni?
  • Mikor készülhet el?

Ezek fontos kérdések, de van előttük egy még fontosabb:

Valóban ugyanazt a problémát akarjuk megoldani?

Ha az igény, az elérni kívánt változás és az üzleti érték nem világos, akkor a legtökéletesebb megoldás is könnyen balul sülhet el. Attól, hogy egy rendszer (akár határidőre) el is készül, még nem biztos, hogy azt az eredményt hozza, amelyért a projekt eredetileg elindult.

A közös megértés a siker kulcsa
Ugyanazt a szót használhatjuk, mégsem biztos, hogy ugyanazt értjük alatta.

Ebben van a Business Analyst értéke

A Business Analyst szerepét gyakran az üzlet és az IT közötti fordításként, fordítóként írják le, ami egy érthető és hasznos hasonlat, de önmagában nem fedi le az értékét. Az üzleti elemzés feladata az igény valódi feltárása, a különböző érintetti nézőpontok összehangolása úgy, hogy olyan megoldást határozzanak meg, amely a végén nemcsak sikeresnek fog tűnni, hanem értéket fog teremteni.

Az érték pedig abból születik, hogy a döntések világos igényekre és a közösen értett fogalmakra épülnek.

 

A gyors válaszok korában egyre inkább felértékelődnek a jó kérdések

Az AI egyre gyorsabban segít információt gyűjteni, rendszerezni és lehetséges javaslatokat készíteni, a felelősség viszont a miénk marad, ezért különösen aktuális ez a kérdés most, mert egyre több válasz és egyre gyorsabban áll a rendelkezésünkre.

A projektek sikere viszont továbbra sem azon múlik, hogy milyen gyorsan találunk megoldást, hanem azon, hogy valóban ugyanazt a problémát próbáljuk-e megoldani.

F, beszélgessünk!