Hogyan legyél igazán sikeres projektvezető? – 2. rész – Szervezőkészség

Hogyan legyél igazán sikeres projektvezető? A projektvezetést most kóstolgató olvasóinknak szóló sorozatunk előző részében Robert Kelly cikke nyomán a kommunikációs készségeket jártuk körül, most a szervezőkészség következik.

Szervezőkészség

Ahogy az IT és az üzleti területek közötti határok egyre inkább kezdenek elmosódni, a projektvezetőknek is egyre összetettebb környezetben kell menedzselniük projektjeiket.

Elengedhetetlen, hogy a projektvezető mindig pontosan tudja, hogy mi történik a projekt körül, ki mit csinál éppen, mire van szüksége a csapatnak, milyen lehetséges kockázatokra kell számítani, vagy hogy mik a küszöbön álló feladatok. (Tudtad, hogy remek projektmenedzser képzéseink vannak?)

Ahhoz, hogy mindezeket eredményesen tehessék, a projektvezetőknek magas szintű szervezőkészséggel kell rendelkezniük.

Ennek megszerzésének illetve fejlesztésének elősegítésére Kelly a következőket javasolja:

Eszközök

• Érdemes kiaknázni levelezőrendszerünk hatékonyságnövelő szolgáltatásait (pl. mappák használata, szabályok definiálása, stb.),
• naptárunkat mindig pontosan és naprakészen vezetni,
• illetve minél inkább kihasználni az általunk használt PM támogató eszköz funkcióit (feladatok, határidők, felelősök, függőségek követése).

Technikák

• inbox management (tippjeinket lásd lejjebb),
• legyen kommunikációs tervünk, és azt kövessük következetesen,
• tanuljunk és alkalmazzunk projektmenedzsment módszertanokat,
• mindig legyen világos, hogy mik a következő lépések/ ki felel értük /mire van szükség a végrehajtásukhoz /mikorra kell elvégezni őket.

 Amit ehhez még mi javaslunk:

• Minden napra legyen To-Do listád!

Bár magától értetődően hangzik, mégis sokkal többen vannak, mint gondolnánk, akik napi teendőiket a fejükben tartva próbálnak lehetőleg semmi fontosat nem elfelejteni. Ma már rengeteg hasznos alkalmazás áll rendelkezésünkre a teendőink listájának vezetésére és menedzselésére, de akár csak egy darab papír is megfelelhet a célnak. Ami fontos, hogy határozzuk meg a feladatok prioritását, és ahol szükséges, a határidőket is. Ebben segíthet az alábbi kérdések végiggondolása:

• Valóban szükséges elvégezni ezt a feladatot?
• Ha igen, biztos, hogy én vagyok rá a leginkább megfelelő ember? (Ha szükséges, delegáljunk!)
• Mi a leghatékonyabb módja a feladat elvégzésének?
• Melyik a legsürgősebb feladat?
• Számomra a mai listából melyik feladat elvégzése a legfontosabb?

Tartsuk a listát egész nap magunknál, és rendszeresen ellenőrizzük, hogy állunk. Ha napközben újabb feladatok bukkannak fel, azonnal vezessük fel őket. Fontos: ha valamit elvégeztünk, húzzuk le! (Nagyon frusztráló tud lenni, ha a nap előrehaladtával a listánk nem csökken, hanem még növekszik is! És viszont: az egymás után lehúzott/kipipált feladatok a „ma is milyen sok mindent megcsináltam!” jóleső érzésével fognak eltölteni és motiválni minket.)

A nap végén, vagy a következő nap elején pedig nézzük át újra a listát, és a még nyitott feladatokat vezessük át a következő napra.

• Jegyzetelj!

Nemcsak a hivatalos megbeszéléseken, hanem az informális beszélgetések során (akár ebéd közben, vagy a folyosón összefutva a kollégákkal) is rengeteg fontos információ áramlik ránk. Ezek közül rengeteg olyan van, mely valóban fontos a munkánk, projektünk szempontjából. A rossz hír azonban, hogy a statisztikák szerint egy óra múltán az elhangzott információknak átlagosan már csak 10%-ára emlékszünk!

Ne sajnáljuk hát az energiát arra, hogy a beszélgetés során (vagy közvetlenül utána) feljegyezzük az elhangzott kulcsinformációkat, gondolatokat, ötleteket. Tehetjük ezt hagyományos módon jegyzetfüzetbe írva, de mobil eszközeinket használva elektronikus formában is. Kevésbé grafománok akár telefonjuk hangrögzítő funkcióját felhasználva is „tollba mondhatják” a beszélgetés végén a legfontosabb információkat, a lényeg, hogy később legyen honnan előkeresni őket.

• Menedzseld hatékonyan a bejövő emaileket!

Kapott emailjeink alapvetően 3 kategóriába sorolhatók:

1.       Sem választ, sem továbbítást, sem további intézkedést nem igénylő levelek

• Kéretlen levelek, levélszemét, „jópofa” körlevelek, tévedésből kapott üzenetek, stb. –  Ha megfelelő szűrőket használunk, ilyeneket remélhetőleg nem sokat kapunk. Ami mégis beérkezik, töröljük azonnal (a gyanúsakat olvasás nélkül)!
• Tájékoztatásul küldött levelek – Archiváljuk őket azonnal, mappákba rendezve!

2.       Megválaszolandó vagy intézkedés nélkül továbbítandó üzenetek

• Továbbítandó – Küldjük őket tovább most azonnal!

• Megválaszolandó – Ha van időnk, válaszoljuk meg most! Ha épp nem érünk rá, akkor vegyük fel a To-Do listánkra, vagy jelöljük meg (flag) őket, és később térjünk vissza rájuk!

3.       További intézkedést igénylő emailek

Vegyük fel a To-Do listánkra, vagy tegyük a naptárunkba őket! Mindenképp rendeljünk határidőt is az elvégzésükhöz! Ha szükséges, jelezzünk vissza, tájékoztassuk az érintetteket arról, hogy mikorra és mire számíthatnak.

Még egy apró tanács: Amikor a megválaszolandó, vagy intézkedést igénylő emaileket újra elővesszük, mindenképp fussuk át a témával kapcsolatban beérkezett további leveleket is! Sokszor kiderülhet, hogy a címzettek közül valaki közben már válaszolt, lépéseket tett, vagy akár el is végezte a feladatot, így részünkről már nincs is szükség további teendőkre. De az is előfordulhat, hogy a további levelezés során olyan új információk bukkantak fel, amik befolyásolják válaszunkat, vagy azt, hogy miképpen lássunk hozzá a végrehajtáshoz.

Folytatjuk! Sorozatunk befejező részében a vezetői készségeket fogjuk körüljárni.

Linkedin oldalunk