Okozott már nehézséget visszajelzés (feedback) adása? Tippek, hogy könnyebb legyen…

Hogyan adjunk konstruktívan visszajelzést?

A projektvezetőket támogatva munkánk során rendszeresen találkozunk visszatérő problémákkal, olyan nehézségekkel, amik a projektvezetők széles körének okoznak gondot. Az egyik ilyen gyakran ismétlődő kérdéskör volt mostanában az a kihívás, hogy hogyan adjunk konstruktívan negatív visszajelzés akár projektcsapatunk tagjainak, akár más projektszereplőknek.

A dolgozók motiváltságának és elkötelezettségének növelésére, csakúgy mint folyamatos fejlődésük támogatására az egyik leghatékonyabb eszköz a rendszeres konstruktív visszajelzés. Míg a pozitív visszajelzés adása egy viszonylag könnyebb feladat (ott legfeljebb csak arra kell időnként emlékeztetnünk magunkat, hogy ne felejtkezzünk el róla, illetve, hogy megfelelően konkrétak legyünk), addig negatív visszajelzést adni a legtöbb vezető, projektvezető számára nehéz és kényelmetlen szituációt jelent.

A jó visszajelzés elgondolkodtat, és segíti a kapó fél fejlődését. Ha nem megfelelően adjuk, akkor azonban ellenállást válhat ki.

Mit tehetünk azért, hogy a lehető legkisebbre csökkentsük a negatív érzelmi reakciók lehetőségét?

Adjunk visszajelzést azonnal. Ne várjunk a megfelelő alkalomra, tegyük meg rögtön, amikor felmerül a szükségessége.

Jelezzünk vissza rendszeresen és lehetőleg informálisan. Ne várjunk az éves értékelésig, ne gyűjtsük össze a megfigyeléseinket, hogy majd egyszer egyben tálaljuk őket.

A dolgozóinknak adott visszajelzéseknél is az ügyfél-fókuszt tartsuk szem előtt. Ha átgondoljuk, hogy az adott visszajelzés hatására mennyivel lesz jobb az ügyfeleinknek, akkor az segít abban, hogy megkülönböztessük azokat a dolgokat, amik csak esetleg minket irritálnak azoktól, amik tényleg az ügyfeleink elégedettségét veszélyeztetik.

Adjunk lehetőséget az egyénnek arra, hogy először ő értékelje önmagát. (Pl. „Hogy látod, mik az erősségei az általad készített beszámolónak, és mik azok, amiken még javítani lehetne?”)

Először emeljük ki a pozitívumokat. Ha csak lehet, próbáljunk valami őszinte(!) dicséretet megfogalmazni – ez elviselhetőbbé teszi utána a kritika befogadását.

Mindig a viselkedésre koncentráljunk, ne a személyre. (Pl. „Ebben az elemzésben 3 számítási hibát is elkövettél.” ahelyett, hogy „Figyelmetlen vagy!”)

Legyünk konkrétak és érthetőek. Fogalmazzuk meg pontosan (konkrét példákat idézve), hogy mi volt az, amivel nem voltunk elégedettek.

Használjunk ”én-üzeneteket” a „te-üzenetek” helyett. (Pl. „Nem találom elég érthetőnek a megfogalmazásodat.” ahelyett, hogy „Nem elég érthetően fogalmazol.”)

Inkább adjunk leírást az adott viselkedésről, minthogy ítéletet fogalmazzunk meg. (Pl. „Úgy tapasztalom, hogy gyakran késel a jelentések leadásával, mert későn kezded el begyűjteni hozzájuk a szükséges információkat.”, ahelyett, hogy „Rossz a munkaszervezésed.”)

A megfigyeléseinkre fókuszáljunk, és ne az azokból levont következtetéseinkre, vagy általánosításainkra. (Pl. „Az előbb a megbeszélésen többször is mások szavába vágtál, amikor szerették volna kifejteni a gondolataikat.”, ahelyett, hogy „Udvariatlan vagy a kollégákkal.”)

Próbáljuk meg elkerülni a „visszajelzés-túladagolást”. Például, ha egy megbeszélésen mutatott viselkedéséről szeretnénk valakinek visszajelzést adni, még ha sok megfigyelésünk van is, akkor is csak a maximum 2-3 legfontosabbra koncentráljunk, több befogadására úgysem lesz képes az illető.

Fogadjuk el, és készüljünk fel arra, hogy a kritikára legtöbbször a védekezés az első, önkéntelen reakció.

Ha szeretne ilyen és ehhez hasonló projektvezetői problémák kezeléséről többet megtudni, ha szeretne tanulni mások tapasztalataiból, ha szeretne többfajta nézőpontot megismerni, vagy mások által jól bevált módszereket megtanulni, akkor próbálja ki projektvezetőknek szóló speciális programunkat! Tudjon meg többet következő nyílt programunkról, illetve jelentkezzen rá az alábbi telefonszámok egyikén:

+3670 284 8526 

+3620 925 6229                                                                                                                                                  Linkedin oldalunk