Címkék
agilis transzformáció agilitás Business Analsyt minősítés business analyst Business Analyst eszköztár Business Analyst karrier Business Relationship Management coaching erőforrásbecslés Felsővezető kommunikáció Fodor Andrea folyamatszervezés hibrid projektek IT és Üzlet követelményspecifikáció LEAN Mesterséges Intelligencia PMI-PBA PMO | Projektiroda | projektportfólió menedzsment priorizáció projektmenedzser fizetés projektmenedzsment projektvezető rendszerszervezés scrum master tehetségprogram Tudástár Üzleti igénykezelés üzleti elemző fizetés
PROJEKT KOCKÁZAT – MIT, HOGYAN és MIÉRT?
Írta Adrienn Maczkó
Projekt kockázatelemzés tekintetében kérdezze meg…
Ismerősen hangzik a szlogen…de kit is kérdezzek meg? – merül fel a kérdés a mentorálási beszélgetések kapcsán a junior projektvezetőink fejében a a projektjeik kapcsán. Mi az értelme a projekt kockázatok gyűjtésének, elemzésének és kezelésének? Miért nem elég azt a számos oszlopot tartalmazó excel táblát csak úgy nagyjából kitölteni? Tényleg van jelentősége vagy súlya az ott beírtaknak?
A cikk végére az abszolút laikusok is meg fogják érteni, hogy a projekt kockázatmenedzsment olyan, mint egy biztosítás. Reméljük, soha nem lesz rá szükség, de jó tudni, hogy van.
Kit kérdezzen meg?
Egy multinál dolgozó ismerősöm mesélte, hogy volt a szervezetben egy kolléga, akivel nagyon nem szerettek a junior projektvezetők dolgozni. Állandóan csak azt hallhatták, hogy miért nem kivitelezhetőek a feladatok. A can-do mindset világában ez elég visszásnak tűnt. Mígnem a rutinosabb kollégák meg nem tanították nekik, hogy ezeket a mondatokat érdemes összegyűjteni, lefordítani magyarról magyarra. Majd józan paraszti ésszel átgondolni és bizony-bizony az arra érdemeseket felírni a kockázatok közé. Mi az arra érdemes? Például, aminek a bekövetkezte nem fény évente egyszer történik. De ne szaladjunk ennyire előre!
Számos aspektusból vizsgálhatóak a projektvezetők kvalitásai. Azonban most a kockázat gyűjtési és kockázatkezelési képességek mentén szedtem össze néhány gondolatot, ami segíthet minket a projekt sikerre vitelében.
A jó projektvezető
- Nyitott füllel jár. Mindenhol figyel, információt gyűjt, elemez, összekapcsol értékel. Folyamatosan monitorozza, módosítja a kockázatok listáját.
- Nem azt kérdezi a csapattól, hogy szerintetek milyen kockázatok lehetnek ebben a projektben vagy ami még működhet néha, hogy miket szoktatok felírni a listára. Mert ilyenkor a válasz általában az, hogy semmi nincs, nem szoktunk ilyeneket gyűjteni vagy maximum kapunk pár általánosságot. Ehelyett kissé megcsavarja a kérdést és megkéri őket, hogy szedjék össze az éppen aktuális problémákat, amiket látnak a területükön a mindennapi munkájuk során vagy hogy milyen kihívásokkal szembesülnek. Így mindjárt összeáll egy lista, ami ésszerűen megszűrve szintén tartalmazhat inputot a projekt kockázatok közé.
- A projektcsapatot megkéri, hogy gondolják át, hogy hogyan lehetne a projektet bedönteni. Igen, direkt, ha be szeretnénk buktatni a projektet, azt hogyan érhetnénk el legális keretek között.
- Nem felejti el a stakeholder-eket sem megszólítani, hisz értékes információkkal szolgálhatnak a projektre hatással lévő külső tényezőkről.
- Nem csak a projekt szűk környezetében gondolkodik, hanem átgondolja, hogy vannak-e olyan szakértők, mint például a jog, compliance vagy security terület. Ők segíthetnek olyan kockázatokat is azonosítani, amiket a csapat nem feltétlenül ismer fel.
- Időt szán arra, hogy rendszeresen elemzői szemmel is megnézi a projektjének az adatait, mert az a Gantt-diagram vagy költségtábla is segíthet azonosítani a potenciális szűk keresztmetszeteket és kockázatokat.
- Nem hanyagolja el a korábbi hasonló projekteken összegyűjtött best practice-ek átnézését sem. Sőt, ha lehetősége van, akkor kontaktál is a projektnek a vezetőjével.
- Végül, de nem utolsó sorban, rendszeresen kávézik a többi projektvezetővel is, mert a leírásra nem kerülő nehézségek, kihívások a legértékesebbek számára.
Milyen módszerrel azonosítsuk a projekt kockázatokat?
A fentiekben említett projekt kockázat azonosítási lehetőségek egyike sem tudományos módszertanon alapul, hanem a projektvezetők készségei között rejtőzik.
Tudni kell, figyelni, aktívan hallgatni, mások nézőpontját megérteni, világosan kommunikálni és kérdezni. Nyitottnak lenni az új és szokatlan információkra, sorok között olvasni, elemezni, ok-okozati összefüggéseket felismerni, információkat szűrni és priorizálni.
További segítség, ha iparági vagy projektspecifikus ismeretekkel is rendelkezik a projektvezető, mivel a mintázatok hasonlóak lehetnek.
„Az évek meg a rutin” – mosolyogtam még fiatalon ezen a közhelynek tűnő mondáson. Majd eljött az idő, amikor én is használni kezdtem. Látom a mentoráltjaim arcán a mosolyt és némi kétkedést, hisz juniorként ezen tapasztalatnak vagy eszköznek még híján vagyunk. Ez tényleg működhet, segít a kockázatok azonosításában, majd később a kockázatkezelésben? Az idő előrehaladtával kiderül 😊
Néhány kézzel foghatóbb eszközt is felsorolok, amik segítségével összeszedhetőek a projekt kockázatai, ha nincs idő kivárni az évek alatt kialakuló tapasztalatot:
- Brainstorming, a közös gondolkodás újabb gondolatokat generálhat a csapat többi tagjában is.
- A személyes interjúk is célra vezethetnek, mert vannak olyan személyiségek, akik nem szeretnek megnyílni nagyobb társaságban.
- Előre elkészített kockázati lista (checklist) is jó kiindulás lehet a projekt számára, hisz mindig egyszerűbb más munkáját véleményezni, mint nulláról átgondolni.
- Vizuális eszközök is támogathatják a projektcsapatot a buktatók gyűjtésében, mint például különböző folyamatábrák vagy Ishikawa diagram.
- A jól bevált SWOT analízis is bevethető, ha nyitott rá a környezet.
A lényeg, hogy olyan eszközöket, módszereket válasszunk, amiben mi magunk is komfortosan mozgunk és a résztvevők sem érzik erőltetett, felesleges tevékenységnek.
Hogyan értékelje a projekt kockázatokat?
Pályafutásom során különböző kockázatelemzési mintákkal szembesültem, sőt volt olyan munkahelyem is, ahol én magam készítettem el a sablont. Mit kell ennek szerintem tartalmaznia ahhoz, hogy értelmezhető és használható eredményt adjon?
Kezdetekben még néhány oszlopot fedtek le a táblák, azonban a projektmenedzsment fejlődése magával hozta a kockázatkezelés fontosságát is, így a táblák oszlopai is egyre bővültek. Mára sokan felismerték, hogy ha nem csak a fióknak készül, nem csak egy kötelezően kitöltendő dokumentumként tekintünk rá, akkor egészen jól tervezhető és becsülhető a szükséges tartalék.
Ahogy fentebb említettem a rutin megszerzése nem megy egyik napról a másikra, mint ahogy az sem, hogy pályánk elején pontosan meg tudjuk határozni azt, hogy mi a túl sok vagy túl kevés kockázat egy listában. Azt vallom, hogy túl sok kockázat nincs. Miért írom ezt?
A kockázatok azonosítása után következik azok értékelése, melyet követően már könnyebben meghatározhatóvá válnak a TOP kockázatok és azok is, melyekre kvázi kerekítési hibaként tekinthetünk. Hogyan? A kulcs szerintem abban rejlik, hogy minimalizáljuk a szubjektív elemeket. Törekedjünk arra, hogy egy nem túlbonyolított, de mindenki által egységesen értett és használt sablon készüljön, ami felesleges, soha senki által nem olvasott mezőktől mentes, ellenben valóban képes a közel valós bekövetkezési valószínűséget és annak hatását jelezni.
A kockázat kezelésének költsége és a kezelés módja szintén értékes információt tartalmazó mezők, melyek együttesen irányt mutatnak nem csak a junior projektvezetők számára, hogy melyek azok a kockázatok, amiket a szponzor, a steering committee vagy a board számára is érdemes transzparensen kommunikálni. Tehát nincs olyan, hogy túl sok kockázat, mert az értékelés végén a szemmel nem látható nagyságú kalkulált kockázati értékkel bírók kihúzhatóak, ha valójában nem igényelnek sok figyelmet és még negyed évente sem érdemes monitorozni azokat.
A mentorálási folyamat során mindig nagy hangsúlyt fektetünk arra, hogy átadjuk a tapasztalatainkat és a miértek mélyére ássunk. Példaként szoktam említeni a kockázatkezelési tervet, aminek az értelme, hogy nyugodalmas időkben készül el, így a zivatar megérkeztével „csak” egy izgalmas kaland szintjén maradhat a kockázat, nem pedig egy véget nem érő rémálommá alakul.
Hogyan kezelheti a kockázatokat?
Pályám elején ismeretlen fogalom volt számomra, hogy egy kockázatot el is lehet fogadni. A kockázat értékelését követően elkészül a kockázatkezelési terv is, tehát a megoldás ott fekszik feketén-fehéren előttünk. És mégsem oldjuk meg.
- Azt elfogadtam, hogy elkerülhetjük vagy csökkenthetjük, mert aktív szereplők vagyunk, teszünk valamit.
- Azt is értettem, hogy átháríthatjuk, mert akkor valaki más tesz a megoldásért.
- Azt is magamévá tudtam tenni, hogy csak szimplán megfigyelhetjük és majd reagálunk valamit, ha szükséges.
- De azt, hogy a fentiek közül egyiket sem tesszük, csak egyszerűen elfogadjuk, az magyarázatra szorult.
Lelkes projektvezetőként nem értettem, hogy miért nem oldjuk meg vagy fel, miért nem teszünk valamit, ha már azonosítottuk és magas lett a kalkulált kockázati értéke? Egyszerűen azért, mert túl költséges lenne, nem éri meg ár/érték arányban vagy bár őrült magas büntetésre lehet számítani / óriási károkat okozhat, de annyira kicsi a bekövetkezési valószínűsége, hogy vállaljuk a kockázatot.
Az évek során megtanultam, hogy Murphy is jár szabadságra, illetve azt is, hogy a kockázat elfogadása nem jelenti azt, hogy nem a projekt sikerét tartanánk szem előtt.
Miért kell kezelnie a projekt kockázatokat?
A kézenfekvő válaszok, hogy hatékonyabban tudunk reagálni a problémákra, megalapozottabb döntéseket lehet hozni, pontosabban tudjuk az erőforrásokat tervezni vagy a határidőket becsülni, a minőséget is biztosabban tudjuk garantálni, tehát egyszerűen a projekt sikerességére van hatással.
Azonban gyakorlatiasabban megfogalmazva úgy nyeri el értelmét, hogy amikor a projekt zárásra kerül, akkor ki tudjuk listázni, hogy a bekövetkezett csúszások vagy alul/túlköltések egyike sem volt meglepetés. Nem váratlanul ért minket, mert azonosításra került a kockázat a projekt elején vagy folyamán, a menedzsment számára transzparensen kommunikáltuk, amikor bekövetkezett, akkor pedig kezeltük a tervben meghatározott módon.
A kockázatokkal nem az a probléma, hogy léteznek, hanem az, ha rejtve és kezeletlenül maradnak.
Projektmenedzsment képzés – gyakorlat és módszertan
A Projektcoach PM képzés célja áttekintést és gyakorlati tapasztalatot szerezni a projektmenedzsmentről. Kipróbálásra kerülnek a projektvezetés nélkülözhetetlen eszközei, amik nem hiányozhatnak egy profi projektvezető szerszámosládájából. A résztvevők képesek lesznek önállóan projektet vezetni, a kockázatok mellett a problémákat is észlelni és kezelni.
Kérem díjmentes konzultációjukat!
"*" a kötelező mezőket jelöli