Projekt terv – titkos fegyver a projektmenedzsmentben?

Írta Adrienn Maczkó 

A projekt terv készítés egy úri huncutság?

Képzeld el, hogy egy IT fejlesztési projekten dolgozol. A csapat lelkes, tele ötletekkel, de a határidő aggasztóan szűkösnek ígérkezik. A stressz szintet a tetőfokára pörgeti a gondolat, hogy lehetetlen lesz elkészülni időre. A tesztelésre szánt időkeretet elsők között fogja challenge-elni a menedzsment, a fejlesztésre szánt idő viszont nehezen becsülhető pontos információk hiányában. A projekt tervezés  szakaszát sem kellene sokáig húzni, igazából jó lenne már tegnapra kész lenni. De biztos jó lesz ez így, ha készítünk egy házat tető nélkül vagy cipőt talp nélkül? 

Ne aggódj! Van egy hüvelykujj szabály, kvázi egy titkos fegyver, ami társad lesz és segít bekötött szemmel eligazodni a csatatéren: a projekt tervezés, és a projekt terv!

Kihagyható a projekt terv? Természetesen, csak egyetlen nap projekt tervezés megspórolása 14 napi fejlesztői munkatöbbletet okoz🙂

Igen, jól hallottad! Ne ezen spórolj!

Gondolj bele a fejlesztésbe úgy, mint egy óriási kirakós játékba. Ha van egy kiindulási képed, ami megmutatja viszonylag pontosan, hova kell minden darab, sokkal gyorsabban és hatékonyabban összeillesztheted azokat. Viszont, ha elképzelés nélkül vágsz bele, megszámolhatatlan mennyiségű időt tölthetsz azzal, hogy a megfelelő darabokat keresgéled és próbálgatod, hova illeszkednek.

A  projekt terv pontosan erre szolgál

Segít meghatározni a projekt céljait, hatókörét, ütemtervét, költségvetését és erőforrásait. Na nem órákra lebontva, de ez a keretrendszer biztosítja, hogy mindenki ugyanazon az oldalon legyen és hatékonyan haladjunk a megvalósítás felé. A tervezés segít azonosítani a potenciális kockázatokat és akadályokat is, amelyekkel a projekt során szembesülhetünk, így proaktívan felkészülhetünk a megoldásukra. 

Gondolj bele: egy-egy plusz napnyi le nem spórolt tervezéssel elkerülheted a félreértéseket, a hibákat és a késéseket, azaz potenciális 12 napnyi csúszásokat kerülhetsz el. 

Persze a  projekt tervezése önmagában nem garantálja a sikert, mert a projektvezetés egy összetett, egzakt szakma, de nagymértékben növeli az esélyeit. 

Úgyhogy a legközelebbi projektednél ne feledd: ha azt érzed, hogy még egy nap tervezésre szükség lenne a pontosabb kép összeállításához, akkor győzd meg a vezetést a fenti titkos fegyver bevetésével! 

Mi a projekt terv?

A projekt tervezés egy olyan folyamat, ami során a projektvezető a projektcsapattal és az egyéb stakeholderek bevonásával átgondolja, hogy mit kell a projektnek előállítania, leszállítania (output), és kitalálja, hogy kinek, mit és mikorra kell megcsinálnia ahhoz, hogy ez  a projekt output a projekt határidejére előálljon. Ennek eredménye a projekt terv. Bővebb értelemben a projekt terv része még a kommunikációs terv, kockázatkezelési terv,  dokumentációs terv is többek között.  A projekt terv célja, hogy lássuk, hogyan valósítható meg a projekt a rendelkezésre álló keretek között (scope, idő, költség), illetve ehhez képest fogjuk mérni az előrehaladást is.

Bónusz tippek a projekt tervezés során

  • Kommunikáld az üzleti célt és a projekt célt egyértelműen, akkor születnek a legjobb megoldások.
  • Vonj be minden érintettet a tervezési folyamatba, így mindenki jobban megérti a célokat és elkötelezettebb lesz a projekt iránt.
  • Alkalmazzatok azonos becslési technikákat, hogy koherensebb tervet tudj összerakni.
  • Légy tisztában a függőségekkel, mert a struccpolitika hosszútávon nem kifizetődő.
  • A kockázatokat barátként gyűjtsd össze, amik a későbbiekben segítségedre lesznek.
  • Ismerd a kritikus utat és a kritikus útnak is a kritikus útját. 🙂
  • Legyél rugalmas! A tervek rendszerint módosulnak a projekt során. A változáskezelés nem ördögtől való.

A lényeg, hogy ne félj a tervezéstől. 

A projekt tervezése az egyik kulcs a sikeres projektekhez és megéri a befektetett időt (persze csak ésszerű kereteken belül). 

De várjunk csak… Tényleg tizenkét napot takarít meg? Vagy ez csak egy vicces túlzás? A valóság valahol a kettő között van. A tervezés valóban segíthet a projekt hatékonyabbá és eredményesebbé tételében, de a megtakarított idő sok tényezőtől függ, például a projekt méretétől, komplexitásától és a csapat tapasztalatától.

És a hasonlatoknál maradva, enni valószínűleg mindannyian szeretünk, így az étkezéshez köthető gondolattal zárnám soraimat: a projekt tervezés olyan, mint a fűszerezés az ételhez. Lehet, hogy nem látod, de mégis érezhető a különbség!

Remélem, ez a cikk meggyőzött róla, hogy a projekt tervezése nem ellenség, hanem a Te egyik legjobb barátod a projektek során! 🙂

Szerző:  Maczkó Adrienn

 Projektmenedzser képzés

További tippek?

A gyakorlatias és közérthető kétnapos projektmenedzsment képzés célja a projektvezetés elméleti és gyakorlati tudnivalóinak elsajátítása, hogy a résztvevők képessé váljanak projektjeik tervezésére és menedzselésére.
Kattints ide

projektmenedzsment