Projektháromszög – Határidő: Csúszik a projekt? Tudod, hogy veszteséget termelsz?

Írta Fodor Andrea 

Projektháromszög: vasból van, vagy gyurmából?

Informatika projektek esetén lassan már hozzászokunk ahhoz, hogy folyamatosan  tologatjuk a projekthatáridőt. Néhol a szervezeti játszma része, hogy a vezetőség irreális határidőt ad meg, hogy fenntartsa a nyomást, nehogy „elkényelmesedjünk”. A sokadik határidőmódosítás után pedig elszakad a cérna, és élesedni kell, bármilyen állapotban van is a fejlesztés, marad a remény, hogy éles üzemben majd hipp-hopp megoldódik minden. A vége az, hogy a projektháromszög minden eleme sérül: az eredetileg tervezett megoldás jóval kisebb terjedelemmel,  sokkal drágábban, jóval több idő alatt készül el.

Mi az a projektháromszög?

A projektháromszög (más néven „projektmenedzsment háromszög” vagy „iron triangle”) három fő elemet tartalmaz, amelyek minden projektet meghatároznak: 

projektháromszög ábra

  1. Terjedelem (scope): Mit kell megcsinálni?  
  2. Idő (határidő): Mikorra lehet megcsinálni?  
  3. Költség (pénz): Mennyiből lehet megcsinálni?  

 

Ezek az elemek egymással szoros összefüggésben állnak. Ha egyiket módosítjuk, az gyakran hatással van a másik kettőre. Például, ha csökkenteni szeretnénk a projekt költségeit, akkor vagy a terjedelmet kell szűkíteni, vagy az időt növelni kell. Ugyanez igaz akkor is, ha a határidő csúszik – valószínűleg a költségek növekedni fognak, vagy a terjedelem csökkenni. 

A határidőcsúszás üzleti veszteség

Mindenki értéket szeretne teremteni, és nem veszteséget.  Pedig a projekt csúszásával pontosan ezt érjük el. Mintha egy bankban folyamatosan hátráltatnánk a hitelek bírálati folyamatát. Hogyan termel veszteséget egy projekt? A csúszás általi veszteségnek több összetevője is van:   

  • Növekvő költségek: a projekten a tervezettnél tovább dolgozó erőforrások általában a költségek jelentős növekedését vonják maga után 
  • Elmaradt haszon: a projekt csak a megvalósítás után termel értéket, addig csak a költségek növekednek. Jobb helyeken a projekt elindítását megelőzi egy business case, de minimum egy cost-benefit analysis, ami a projekt által vállalt költségre épül, amit a vállalt határidővel kalkulálunk. Ez alapján számoljuk ki a várható megtérülést. Ha a projekt tolódik, akkor nem csak a növekvő költségekkel, hanem a várható haszon/benefit termelődése is tolódik, és még az is elképzelhető, hogy az elsüllyedt költségek csapdájába esik a menedzsment.  
  • Dominó elv: a projekt végeztével felszabadult erőforrásokat várja (várná)  az új feladat. Ha csúszik a projekt, akkor az erőforrások nem szabadulnak fel, erőforrásproblémát és további csúszást, ezáltal veszteséget okozva a többi projektnek is. Ezért szoktuk azon ügyfeleinknek, akik erőforrásmenedzsmenttel küszködnek, hogy a projekteket kell menedzselni, nem az erőforrásokat. A projektek és a projektportfólió jó menedzselésével az erőforrásproblémák jó része megoldódhat.  
Projektmenedzsment módszerek

Mit lehet tenni a határidőcsúszás ellen?

A projektháromszög nem véletlenül vasháromszög. De betartani nagyon nehéz. Mit lehet tenni annak érdekében, hogy a projekt tartsa a határidőt, és ne termelje a veszteséget?  

  • Vállalás a megfelelő információk alapján: sok cégben elkövetik azt a hibát, hogy az ötlet felmerülésekor már van határidő, akár 2 mondatos leírás alapján. Ez a határidő aztán „beég”, mindenki tényként kezeli. Természetes, hogy ilyen esetben nem lehet tartani a határidőt. A vállalási pontnak ott kell lennie, amikor már eleget tudunk ahhoz a megvalósítandó eredményről, hogy érdemben tervezni tudjuk a költséget és az időt (ez kevésbé fejlett szervezetekben a részletes üzleti specifikáció után, fejlett projekt kultúrájú szervezetek magas szintű tervezés után is tudnak elég pontosan költséget és határidőt tervezni. FONTOS: a projekt csúszást a vállalási ponthoz mérjük, az a baseline! 
  • Megfelelő tervezés: az előző ponthoz némileg kapcsolódik, hogy a terjedelmet, a költséget és a határidőt megfelelően kell tervezni. Rendesen fel kell térképezni, hogy a projekt által elérni kívánt eredmény megvalósulásához mi mindent -rendszereket, adatokat, interfészeket, folyamatokat, stb. –  kell megváltoztatni. Mivel a teljeskörűség elérése majdnem lehetetlen, számolnunk kell a bizonytalanságokból fakadó kockázatokkal is, és figyelembe kell vennünk a szervezetre jellemző működési mintákat, pl. jóváhagyási és véleményezési átfutási időket.  
  • Lessons learned, folyamatos tanulás: projektvezetőknek minden projekt végén érdemes az eredeti terveket és a valóságot összehasonlítani. Mi történt másképp, mint a tervben volt? Mivel nem számoltam? Mit terveznék ma már másképp? Az így kapott tanulságok nagy része már a következő projektbe beépítve jóval pontosabb tervezést tesz lehetővé.  
  • Megfelelően tervezett portfólió: ha több projekt fut, mint a szervezeti kapacitás, minden projekt csúszni fog. Paradoxon, de ha a projekteket egymás után indítjuk, több projektet tudunk leszállítani, mintha egyszerre futtatnánk őket.  
  • Elkötelezett felsővezetés: ha szervezeti játszmákra használja a vezetés a határidőket, vagy ha a határidőcsúszás teljesen természetes és elfogadott, akkor nincs mit tenni. Eredményt olyan vezetéssel lehet elérni, akik értik azt, mire való a projekt, a határidő és a költség, azaz a projektháromszög. 

Összefoglalás

A határidőcsúszás komoly üzleti veszteséget jelenthet, növekvő költségek, elmaradt haszon és az erőforrások dominóhatású késleltetése által.  Cikkünk javaslatokat ad a határidőcsúszás elkerülésére, például a megfelelő információalapú vállalásra, tervezésre, folyamatos tanulásra, jól tervezett projektportfólióra és elkötelezett felsővezetésre. A projektháromszög betartása kulcsfontosságú a sikeres projektmenedzsmenthez.  

További tippek?

A gyakorlatias és közérthető kétnapos projektmenedzsment képzés célja a projektvezetés elméleti és gyakorlati tudnivalóinak elsajátítása, hogy a résztvevők képessé váljanak projektjeik tervezésére és menedzselésére.
Kattints ide

projektmenedzsment