(Projekt)portfólió menedzsment – A káosz megelőzése

A portfólió menedzsment bevezetésével és gyakorlati alkalmazásával sok szervezet küszködik. Ha részt venne egy hiánypótló, 100%-ban kipróbált módszereken alapuló projektportfólió-menedzsment képzésen és jobban belemélyedne a témába, tájékozódjon PPMO+ programunkról!

A vállalatoknak manapság egy nagyon komplex, és dinamikus környezetben kell működnie, amelyben a változások gyorsabban következnek be, mint gondolnánk.

Ebben a környezetben, a projektportfólió menedzsment – amelynek vezetői az egész vállalatot figyelembe véve rendszerezik a rendelkezésre álló időt és erőforrásokat, hatékonyan korrigálnak, és maximalizálják a hozzáadott értéket – egy meglehetősen kritikus pontja a sikeres működésnek. Egyre több szenior menedzser ismeri fel azt a tényt, hogy a megfelelően kialakított projektportfólió menedzsment lehet az egyik fő forrása a növekvő versenyképességnek, és a piacon maradásnak. Ez magában foglalja a kritikus projektek véghezvitelét meghatározott időben és költségvetésben, és ami a legfontosabb, az elvárt hozzáadott érték megteremtését. A legnagyobb kihívás ezen felül, hogy mind ezt egy folyamatos változásokkal teli portfólión belül kell teljesíteni.

Hogy felmérjék a portfólió menedzsment hatáskörét és képességeit, a „The Boston Consulting Group” és a „PMI” együttesen kezdett bele egy tanulmányba. Ez alapján emeltünk ki három fő siker faktort. Magasan teljesítő vállalatok osztottak meg: erős lábakon álló folyamatok, megfelelő időben gyors döntés, és a vállalati kultúra elfogadása.

Erős lábakon álló folyamatok

A vállalatoknak meg kell győződnie arról, hogy a projekt, program, és portfólió döntéseket objektív, behatárolható tényekre alapozták, nem egy sémát követve, „hasra ütés szerűen”. Ezekbe a döntésekbe tartoznak az elkerülhetetlen változtatások és korrigálások a kivitelezés közben, valamint a nehezen meghozható döntések, ha például egy projektet nem érdemes tovább folytatni.

Több eszköz közül is válogathatunk, ha erős portfólió menedzsment folyamatokat szeretnénk létrehozni, ezek közül emelnénk ki a „roadmap”-et (menetrend). Ez az eszköz biztosítja, hogy a megfelelő információ eljutott a vezetőhöz, és ezáltal számíthatunk a támogatására. Egy hatékony roadmap felbontja a projekteket, és a kritikus mérföldkövekből (általában 15-25) folyamatokat alakít ki. Ezek a folyamatok pontos leírást adnak arról, hogy mit kell elérnie a projektnek. Mik a legnagyobb lépések a célok elérésének érdekében, és ami a legfontosabb. Mik a főbb kockázati tényezők, amiket orvosolni kell a projekt lefutása alatt.

Megfelelő időben gyors döntés

Minden vállalatban megtörténhet, hogy egy kritikus projekt csúszásnak indul, azonban ilyenkor a felelősség a vezetőséget illeti. Vagy erőforrásokat közvetít egyből, vagy egy portfólión alapuló döntést hoz meg. A portfólió összességét tekintve eldönthetik, hogy az adott projektet ideje félretenni, és más hasznosabb projektekkel feltölteni az űrt, vagy rendelkeznek annyi erőforrással, ami előre lendítheti még a továbbiakban.

Nem minden projekt vezet sikerhez, ezért fontos, hogy kezelni tudjuk az irányvonalainktól eltérő projekteket, és hogy korrigáljunk mielőtt végzetes hibát vétünk.

A vállalati kultúra elfogadása

Utolsóként a vállalati kultúrát emelnénk ki,

amelynek határozottan támogatnia kell a portfólió menedzsmentet, annak érdekében, hogy a problémák felszínre kerülhessenek. A magasan teljesítő vállalatok általában olyan kultúrát próbálnak kialakítanak, amely nem tekinti a megszakításra kényszerült projekteket bukásnak. Ehelyett úgy tekint rájuk, mint a portfólió menedzsment egy elkerülhetetlen részére, ami vagy győzelemmel zárul, vagy a katasztrófa elkerülésére szolgál. Ez a szemléletmód nem bünteti azokat, akik véleményt formálnak egy nem megfelelően működő projektről, sőt leginkább erre a viselkedésre sarkallnak.

Linkedin oldalunk