Világszerte fókuszban a projektportfólió menedzsment

Szalay Imre és Majorné Lakó Rita írása

Nemzetközi szinten a projekt portfólió menedzsment már jó ideje kiemelt figyelmet élvez. Munkánk során azt tapasztaljuk, hogy hazánkban is egyre inkább előtérbe kerül. Egyre több szervezetben kezdik el Magyarországon is bevezetni, vagy már alkalmazzák is sikeresen a portfólió governance és a projekt portfólió menedzsment kereteit, folyamatait. Nézzük, miért is ilyen magas az érdeklődés a portfólió menedzsment témaköre iránt a projektmenedzsmentben:

1. A projekt portfólió üzleti eredményt szállít

A piacok növekvő bizonytalansága és gyors változásai miatt napjainkban a vállalatok/szervezetek felső vezetésének a reagálási hatékonyságot folyamatosan növelnie kell. A projektmenedzsment egyre közelebb kerül az üzleti stratégiához, s összekötő kapocsként szolgál a célok és a megvalósulás között. Egyre inkább terjed az a felismerés, hogy a projektmenedzsment a stratégia és a végrehajtás egységét támogató diszciplína. A projektekre mint erőforrásokra tekintve ezért is erősödtek meg a portfólió menedzsment folyamatok, annak érdekében, hogy a döntéseket, az erőforrás felhasználást racionalizálják.

Bár a projektek jól definiált célok elérésére irányulnak, a felső vezetés elvárása a projektvezetők felé – a kontextust kevésbé figyelembe vevő célra tartás helyett – egyre inkább az üzleti eredményesség.

A piaci változások dinamikája miatt az alulról, a projektek mindennapjaiból érkező visszajelzések a portfóliós döntések rendszerébe való beépítésnek fontossága is nélkülözhetetlenné vált. Ahhoz, hogy a projektek folytonos összekapcsolódása az stratégiával ténylegesen megvalósuljon, a portfolió menedzsment változtatása, javítása szükséges. Mindehhez szükség van a projektekből felfelé áramló információk felhasználására akár a döntési pontok újragondolásával. Akár a külön projekt audit, illetve eszkalációs folyamat beépítésével. Ebben a megközelítésben a projekt teamek felelőssége is növekszik, hogy a projekt üzleti eredményeket hozzanak, a felesleges szállításokat elkerüljék.

2. Egyre fontosabbá válik a korlátos erőforrások minél hatékonyabb felhasználása

A legtöbb vállalatra jellemző, hogy – a piaci kihívásokra reagálva – egyre több és több projekt fut a szervezetben. Miközben a rendelkezésre álló kapacitások továbbra is végesek, sőt sokszor szűkösek. Nagyon fontos tehát, hogy a rendelkezésre álló erőforrásokat úgy tudják kihasználni, hogy azok a valóban legnagyobb üzleti értéket teremtő projekteket szolgálják. Ehhez üzleti szemléletű prioritáskezelés, naprakész erőforrás menedzsment szükséges, ezek megvalósítója a portfólió menedzsment szakértő.

3. A vállalatvezetőknek pontos képre van szüksége a portfólió tényleges teljesítményéről

Ahhoz, hogy egy adott szervezet valóban a stratégiailag legfontosabb, leginkább üzleti értéket teremtő projektekre tudjon koncentrálni, nemcsak a prioritások definiálására és következetes alkalmazására van szükség. Arra is, hogy – az akár külső akár belső hatások által generált – esetleges változásokat is megfelelő rugalmassággal és sebességgel tudja kezelni. Ehhez nem elég az egyirányú kommunikáció. A folyamatos projekt-jelentések a vezetőség felé, hanem egy oda-vissza működő folyamatos párbeszédre és rugalmas döntésekre van szükség. Kiemelt fontosságú a visszamérés is annak érdekében, hogy a portfólió valóban hozta-e az elvárt üzleti eredményt.

4. A projektmenedzsment hatékonyságának emelése elvárás.

A szervezetek egyre inkább pontos képet szeretnének kapni projektmenedzsereik teljesítményéről, a projektmenedzsment hozzáadott értékéről is. S mivel itt nehéz az általános összehasonlítás, egy megoldás lehet azt vizsgálni, hogyan teljesítenek az iparágban működő projektmenedzserekhez képest?  A projektmenedzsment benchmarkingban is növekszik a portfólió menedzsment és a projektirodák szerepe, hogy az összehasonlító adatok alapján reális projektmenedzser értékelések készüljenek.

Amennyiben Ön is projekt portfólió menedzsment területen, vagy PMO vezetőként dolgozik, vagy vállalatánál épp most kerülnek kialakításra ezek a folyamatok, és érdekli, hogy hogyan lehetne elkerülni az esetleges buktatókat, illetve mikre érdemes kiemelt figyelmet fordítani, kattintson erre a linkre további információkért!

Linkedin oldalunk