Egy módszer mind felett

Egy módszer mind felett, vajon a projekt módszertanok vagy a projektben dolgozó emberek határozzák meg egy projekt sikerességét? Egy új projekt módszertan bevezetése sikeressé teszi a projektjeinket?  Mire jók egyáltalán a módszertanok? Az agilis módszertan mindent megold?

Gyakran tapasztaljuk munkánk során a módszertanokkal, eszközökkel szembeni „csodavárást”. Rosszul mennek a projektjeink? Nincs elég erőforrásunk? Nem menedzseljük jól a prioritásainkat? Sok a konfliktus? Nosza, vezessünk be egy új projekt menedzsment módszertant / erőforrástervező szoftvert / projektmenedzsment alkalmazást, az majd megoldja az összes problémánkat. Valóban?

Emberek a módszertanok mögött: a kollektív tudatosság fontossága

Szükség van-e a módszertanokra?  Igen. A módszertanok keretet biztosítanak a működéshez, jó esetben összehasonlíthatóvá, elemezhetővé teszik a projekteket.

Megoldják-e a módszertanok a problémákat? Ha mechanikusan, nem mankóként, hanem adminisztratív eszközökként használják őket, akkor nem.  Egy kitöltött projekt charter nem ér semmit, ha az abban foglaltak mellett a vezetőség és a team tagok nem köteleződtek el. Egy kommunikációs terv sem ér semmit, ha az nem a tényleges kommunikációs igényeket és megállapodásokat rögzíti. Ha a módszertani elemeket nem tudatosan hajtjuk végre, a módszertan adminisztratív teher lesz.

Tehát a legfontosabb emberi tényező, a tudatosság nem hagyható el a módszertanok alkalmazásakor. Viszont nagyon fontos, hogy ez kollektív tudatosság legyen.   Mint egyik, sokat emlegetett bejegyzésünkben leírtuk, az ember jóformán csak azt hall meg egy beszélgetésből, amit a saját tapasztalataihoz, kognitív sémáihoz tud illeszteni. Ez a tapasztalati szint viszont mindenkinél más. Minél több embert vonunk be a folyamatba, annál nagyobb esély van arra, hogy minden szükséges információ a felszínre jöjjön.

Kutatások kimutatták, hogy vannak olyan feladatok, amiben az egyén nagyon gyengén teljesít, de  az egyéni becslések összessége viszont meglepően jó eredményt ad. Egyesek túlbecsülnek, mások alulbecsülnek, de amikor a becsléseket átlagoljuk, az átlag általában elég pontos lesz. De ez a hatás csak akkor érvényesül, ha a becslések egymástól függetlenek, és a résztvevők nem befolyásolják egymást. Ha pl. egy értekezleten valaki korán magához ragadja a szót, vagy egyes résztvevők háttérbe szorulnak, nem tudjuk kihasználni a csoporton belüli tudást és a vélemények sokszínűségét.

A kollektív tudatosság megteremtésének eszköze a helyes kommunikáció. Ha megfelelő szintű és mértékű a kommunikáció, azzal biztosítható, hogy a módszertanok betartásához szükséges érdemi információk felszínre kerülnek.  Extra hozadék, hogy a bevonódással együtt nő az elkötelezettség és motiváció mértéke is. Sajnos a kommunikáció jelentős energiabefektetést igényel, és megfelelő moderáció nélkül számos ponton félrecsúszhat, így legtöbbször nem működik megfelelően.

Nem véletlen, hogy a 2013-as PMI Global Congress-en elhangzottak szerint a projektmenedzser munkájának már csak negyedét teszi ki az eszközök, módszerek használata, a másik 25% az üzleti jellegű tevékenységet: a stratégia és a projekt összhangját, szervezetbe illesztését, az innováció elfogadtatását foglalja magában. A projektmenedzseri tevékenység  50%-át az emberekkel való foglalkozás, meggyőzés, motiválás, kommunikáció, soft-skill használat teszi ki.

Az agilis módszertan, mint napjaink „csodafegyvere”

A legújabb divat manapság az agilis módszertan bevezetésétől várni a csodát. Coach szemszögből az agilis módszertan legnagyobb előnye az, hogy módszertani szintre emeli a kommunikációt, az ügyfélre való figyelést,  a motiváltság fenntartását, a folyamatos tanulást, a tudatosság növelését. Ha ezek nem működnek, az agilis projekt sem fog működni. Számos agilis projektet láttunk már megbukni azon, hogy a módszertani elemek rutinná váltak: a daily standup-ok elvesztették a tartalmukat, a sprintek soha nem fejeződtek be – a résztvevők nem értették és alkalmazták tudatosan a szabályokat.

(A másik nagy tapasztalat, hogy sokan abban a tévhitben élnek, hogy agilis módszertan esetén  meg lehet spórolni a tervezésre szánt energiákat, lévén egyszerű a változáskezelés, ha nem működik, változtatunk rajta. Rossz hír: az agilis módszertan alkalmazása nem helyettesíti a tudatos gondolkodást és tervezést, üzleti folyamatokat lefedő fejlesztés esetén.  A kivitelezés szakaszolható, a tervezés nem. Üzleti folyamatok kialakításából kipotyognak a szükséges funkciók, amiket aztán lehet priorizálni és egyenként kezelni, egyedi üzleti igények viszont soha nem fognak összeállni folyamattá.)

A csapat a lényeg, nem a módszertan

A jó hír az, hogy amennyiben a projektben dolgozó emberek között megfelelő a kommunikáció, figyelnek az ügyfélre, motivált a csapat, folyamatosan értékelik a saját teljesítményüket, ami alapján folyamatosan fejlődnek és növelik a tudatosságukat, akkor gyakorlatilag mindegy, milyen módszertan alapján dolgozunk. Egy ilyen csapat saját maga is képes megalkotni azt a szabályrendszert, ami mentén dolgozni tudnak, ami leginkább sikerre viszi a projektet. Ha valami nem működik, azt észlelik, értékelik és korrigálják. Fordítva viszont nem működik: ahol a módszertant előírják, és a csapattagok nem ismerik / nem értik / nem teszik magukévá  a szabályokat, a projekt nem fog zökkenőmentesen működni.

Linkedin oldalunk