Az értéket teremtő PMO

Ismét indul gyakorlati képzésünk projektiroda-vezetők és projekt portfólió menedzserek részére!

Michael Nir Agile PMO könyvében kiemeli, hogy a PMO bevezetése egy változásmenedzsment folyamat kell, hogy legyen,
és e szerint is kellene menedzselni. Nagyon nehéz megváltoztatni egy szervezet korábbi, berögzült működését. A PMO-nak kulcsszerepe van ebben a változásban, és folyamatosan mutatnia kell a vezetőség és a teljes szervezet felé az elérendő célokat és a már elért eredményeket.

Az a PMO, amely nem teremt értéket a szervezet számára, felesleges pénzkidobás.

De milyen értéket teremt a PMO? Nem hoz létre terméket, nem hajt végre projekteket. Ahhoz, hogy megértsük, mi lehet a PMO legfontosabb hozzáadott értéke, először meg kell vizsgálnunk azt a kérdést, hogy miért indítanak projekteket a szervezetek.

A leggyakoribb válaszok (egy új rendszert kell bevezetni; egy új terméket kell kifejleszteni; egy új jelentési rendszert kell kialakítani; stb.) rendszerint rövidtávra fókuszálnak. A helyes válasz megtalálásához távolabbról kell szemlélnünk a szervezetek céljait. Ebből a szempontból a projektek olyan változásokat generálnak a szervezetekben, amitől az több profitot lesz képes hosszú távon előállítani. A projektek nélkül a szervezetek nem tudnak lépést tartani a piaccal, nem tudnak fejlődni, lemaradnak a versenyben.

Mikor teremt értéket?

A PMO akkor teremt értéket a szervezet számára, ha elősegíti, hogy adott idő alatt a rendelkezésre álló erőforrásokkal a lehető legtöbb projekt és termék valósuljon meg, a lehető legnagyobb megtérülést eredményezve. Ebben a tekintetben a módszertan maga nem teremt értéket, a folyamat nem teremt értéket, a templatek nem teremtenek értéket. Csak a sikeres projektek teremtenek értéket. Annak megítéléséhez, hogy mennyivel járulnak hozzá az egyes projektek a szervezet eredményességéhez, a PMO-nak sokkal tisztább rálátása van, mint a projekteknek maguknak.

Átlátja a teljes projekt portfóliót, ezáltal hasznos információkkal tudja ellátni a vezetőséget. A PMO-nak nem csak abban van szerepe, hogy meggyőződjön arról, hogy a projektek a terveknek megfelelően haladnak-e, hanem abban is, hogy a megfelelő projektek kerüljenek kiválasztásra, azaz a portfólióba kerülő projektek úgy kerüljenek kiválasztásra, hogy az a portfólió teljes megtérülése, értéke a lehető legnagyobb legyen minden pillanatban.

Ennek fényében a PMO legfontosabb tevékenységei:

1. A projektek haladásának és erőforrásainak átláthatóvá tétele
2. A portfólióba kerülés prioritási feltételeinek biztosítása
3. Portfólió szintű erőforrás allokáció biztosítása.

Minden egyéb PMO tevékenység akkor hasznos, ha a fenti célokat szolgálja. Kellenek módszertanok, folyamatok, jelentések, de ezek önmagukban nem válhatnak céllá. A cél az, hogy a szervezet minél eredményesebben tudjon működni.

Ismét indul gyakorlati képzésünk projektiroda-vezetők és projekt portfólió menedzserek részére!

Linkedin oldalunk