Az IT projektek bukásának valódi okai 1. rész

1.Projekt sikertelensége és a bukás okai

Számos nemzetközi kutatás foglalkozott már a projektek sikerének és sikertelenségének okaival. Ezek általában arra az eredményre jutottak, hogy az IT projektek  kb. 25%-a végződik teljes kudarccal. A projektek további, közel 50%-a esetén a tartalom, a határidő, a költségek és az erőforrások lényeges átdolgozására van szükség, akár többszöri alkalommal. Az IT projektek sikertelenségének több oka is lehet. A felmérésekben résztvevők a jelenség okaként az alábbiakat szokták megjelölni:

• Célok nem világosak, illetve változnak a projekt folyamán
• Tervezés hiánya, irreális idő vagy erőforrásbecslés
• Hiányos követelmények, a követelmények és a specifikáció változtatása
• Felhasználók kihagyása
• Erőforráshiány, kompetenciahiány
• Irreális elvárások
• Nem megfelelő felsővezetői támogatás

Igen, ezek az okok elsőre logikusnak tűnnek. De valóban okok-e, és nem következmények? Peter Drucker szerint „az a menedzser, aki a jó megoldást hozza a rossz problémára, az veszélyesebb, mint az a menedzser, aki a megfelelő problémára a rossz megoldással rukkol elő” . Lássuk, mik is az igazi problémák!

2.Mik állnak a fenti okok hátterében? Mik a tényleges problémák?

2.1.Célok nem világosak, illetve változnak a projekt folyamán

Ha a projektnek van célja, az elég a sikerhez? Ha megkérdezzük a szponzort vagy a projektmenedzsert, általában azt a választ kapjuk, hogy természetesen a projektnek van egyértelmű  célja, szerepel a projekt indító dokumentumban, bárki megtekintheti.  De attól, hogy van cél, a projekt még nincs közelebb a megvalósuláshoz. Ahhoz, hogy az IT projektek sikeresek legyen, legalább az alábbi feltételeknek teljesülnie kell:

• a célt minden résztvevő azonosan értelmezze
• a cél olyan legyen, amit a résztvevők saját hatáskörben meg tudnak valósítani
• a résztvevők elköteleződjenek a cél mellett
• a résztvevők értsenek egyet a célhoz vezető főbb lépésekben.

Egyszerűen hangzik, de korántsem az. Miért? Az emberek tapasztalati szintje különböző, amíg nem alakul ki a közös kommunikációs normarendszer, szinte biztosak lehetünk abban, hogy a hallott információt mindenki másképp értelmezi (ennek tudományos magyarázatáról itt olvashat többet). A cél azonos értelmezésében és a résztvevők cél iránti elköteleződésében az segít, hogy a team tagok részt vesznek a cél meghatározásában, pontosításában.  Erre azonban – időhiányra hivatkozva – legtöbbször nem kerül sor, pedig ez a projektek egyik legfontosabb sikertényezője.

2.2.Tervezés hiánya, irreális idő vagy erőforrásbecslés

Valóban az akadályozza egy projekt sikerét, hogy nincs egy 100%-ig pontos terv? A sikeres projekteknél tényleg betű szerint követik a terveket?  A pontos terv hiánya a probléma, vagy a tervezési folyamat során bekövetkező kommunikáció és információgyűjtés elmaradása? Mi azt állítjuk, hogy ez utóbbi.

A projektek általában nem fordítanak időt a tervezéshez és az erőforrásbecsléshez szükséges információk összegyűjtésére. A projektvezetők általában időhiányra, illetve vezetői nyomásra hivatkoznak, de a tényleges okot mélyebben, az emberi gondolkodás általános jellemzőiben kell keresni.

Daniel Kahneman közgazdasági Nobel díjas pszichológus kutatásai szerint az ember annál magabiztosabb, minél logikusabb képet tud kialakítani magának a rendelkezésére  álló információkból. Ha a kép logikus, gondolkodásunk nem foglalkozik tovább a  történet alapjául szolgáló adatok minőségével és mennyiségével. Egy jó „történetben” az információk kerek volta, és nem azok teljessége számít.  Ha kevesebbet tudunk, könnyebb azt a keveset elhelyezni egy koherens mintázatban.

Ez az oka annak a jelenségnek, amit Kahneman „tervezési falláciának” nevez: az emberek által alkotott tervek és előrejelzések valószínűtlenül közel állnak az optimális esethez. A tervezési hibák legfőbb forrása az, hogy az információk eloszlását rendre alábecsülik , vagy figyelmen kívül hagyják. Abból az információból dolgoznak, ami  a rendelkezésükre áll, és adott pillanatban nem is gondolják, hogy a projekt során egyéb információk felmerülése akár jelentősen is módosíthatja az összképet. Azt is bebizonyította, hogy a felhasználók nem tudják elképzelni, mennyivel több igényük lesz az idő előrehaladtával.

Ebből következően a tervezési szakasz elsődleges célja inkább a minél pontosabb információgyűjtés, mint  a pontos tervezés kell, hogy legyen. Természetesen számolni kell azzal, hogy a projekt során is merülhetnek fel olyan információk, amiket előre nem lehet látni, de amennyiben megszerezhető információkat nem veszünk figyelembe, az konfliktusokhoz vezet.

2.3.Hiányos követelmények, a követelmények és a specifikáció változtatása

A követelmények nem kellő alapossággal történő kidolgozása és változtatása természetesen garantálja a későbbi konfliktusokat. De milyen okok vezetnek nem kellően átgondolt specifikációhoz?

• Információk hiánya
• A team tagjai a projektek elején még a korábbi projektjeik lezárására figyelnek
• A megrendelők túlságosan megbíznak a szállítókban, áthárítják a felelősséget
• Túlzott optimizmus, hiszen még nem látszanak a hibák
• A szakértő teamtagokat nem delegálják a projektbe, amíg nincs „tűzoltásra” szükség
• Felhasználók kihagyása
• Egyéb, magas prioritású teendők elvonják a figyelmet a pillanatnyi munkáról.

Összefoglalva, a projekt kezdeti szakaszaiban a szervezetek nem fordítanak elég figyelmet és energiát a projektjeikre. Az induló projektek prioritása a gyakorlatban jóval alacsonyabb, mint a hivatalos, hiszen a szervezet figyelmét és energiáit a korábbi projektek által generált problémák és konfliktusok kezelése foglalja le.

2.4.Felhasználók kihagyása

A felhasználók kihagyása nem ok, hanem az információhiány következménye, ami hiányos kövelményspecifikációhoz vezet. Az információhiány és az, hogy az IT projektek résztvevői csökkentett energiákkal dolgoznak a projekten, egyenesen oda vezet, hogy a kialakítandó alkalmazás üzleti folyamatai nem kerülnek kellő részletességgel átgondolásra. Így fordulhat elő, hogy a résztvevők bizonyos lépéseken egyszerűen túllépnek, így egyes felhasználói területek teljesen kimaradnak a tervezési fázisokból, és ezeket az igényeket utólag kell beépíteni.

A következő részből kiderül, mik a tényleges okok az erőforráshiány, az irreális elvárások, illetve a felsővezetés támogatásának hiánya mögött.

Linkedin oldalunk