Benefit Management: a projektmenedzsment csúcsa

A Benefit Management egyik legfontosabb kérdése: a Te céged be tudja mutatni, hogy milyen üzleti hasznot hoztak az IT fejlesztései?

Érdemes feltenni három egyszerű kérdést: meg tudjuk-e mondani, mely projektjeink teremtették meg a vállalt üzleti hasznot; látszik-e, hol és miért maradt el az eredmény; és használjuk-e ezeket a tapasztalatokat a következő projekt- és portfóliódöntéseknél? Ha bármelyik kérdésre bizonytalan a válasz, nem egyetlen projekt problémájáról, hanem a projektműködés fejlesztendő pontjáról van szó.

A Projektcoachnál több mint egy évtizede azon dolgozunk, hogy a projektek ne pusztán elkészüljenek, hanem mérhető üzleti eredményt is teremtsenek. Abban könnyű egyetérteni, hogy a projekteknek és fejlesztési kezdeményezéseknek üzleti hasznot kell teremteniük. A valódi kérdés az, hogy ezt a hasznot hogyan határozzuk meg, ki vállal érte felelősséget, és miként bizonyítjuk utólag, hogy ténylegesen létrejött.

Sok szervezetben a projektindítás előtt már meghatározzák, miért van szükség a projektre, és milyen üzleti értéket várnak tőle. Gyakori hiba azonban, hogy a megoldás – például egy rendszer bevezetése – válik céllá a valódi üzleti haszon helyett. A várt haszon lehet pénzügyi, de egyre gyakrabban nem pénzügyi eredmény: például erőforrás-megtakarítás, kockázatcsökkentés vagy rövidebb ciklusidő. Ezek többsége megfelelő technikákkal számszerűsíthető.

A tervezett benefitek visszamérésével viszont már jóval ritkábban találkozunk. Ennek következménye, hogy a vezetés nem látja pontosan, mely kezdeményezések teremtettek valódi értéket, melyek kötöttek le indokolatlanul kapacitást, és mely döntési hibák ismétlődnek újra. Csak a legérettebb szervezetek vizsgálják rendszeresen, hogy a vállalt hasznok megvalósultak-e, elemzik az eltérések okait, és a tapasztalatokat beépítik a következő döntéseikbe. Már önmagában az is kedvező hatású, ha a visszamérés szervezeti elvárássá válik – még akkor is, ha a mérési gyakorlat kezdetben nem tökéletes –, mert ez

• javítja a projektindítási fegyelmet
• csökkenti a leterheltséget
• javítja a leszállítási képességet.

Mi a Benefit Management?

A Benefit Management, vagyis a haszonmenedzsment annak tudatos, teljes életcikluson átívelő irányítása, hogy egy projekt vagy fejlesztési kezdeményezés milyen mérhető üzleti hasznokat kíván elérni, ezek megvalósulásáért ki felel, és az eredmények ténylegesen létrejöttek-e. Nem ér véget a projekt leszállításával: magában foglalja a benefitek azonosítását, számszerűsítését, tervezését, nyomon követését és utólagos visszamérését is.

Jól hangzik, nem? Miért nem csinálja ezt mindenki?

Ahhoz, hogy mérni és elemezni tudjuk, mennyi hasznot hozott létre a projekt, és mi okozza a tervhez képest jelentkező eltérést, az alapfolyamatoknak is következetesen kell működniük. A számvitelhez hasonlóan itt sem lehet összehasonlítható eredményeket előállítani, ha az egyes szervezeti egységek eltérő szabályok szerint dolgoznak és rögzítik az adatokat. A Benefit Managementhez ezért egységes, ugyanakkor a gyakorlatban is működtethető keretekre van szükség. Nézzük meg, mely kulcsterületeket kell ehhez felépíteni.

Projektportfólió menedzsment

A projektportfólió-menedzsment teremti meg az összehasonlítható döntések, az elemezhetőség és a minőségi kontroll kereteit, valamint meghatározza a döntési és felülvizsgálati ritmust. A szabályrendszernek rugalmasnak, betarthatónak és a szükséges minimumra korlátozott adminisztrációval működtethetőnek kell lennie. A következetes alkalmazás azonban nem lehet választható.

A Benefit Management működtetésének minimumfeltétele, hogy a PMO ne fogadjon be olyan projektigényt, amelyhez nem tartozik egyértelmű, számszerűsített és felelőshöz rendelt benefit. A governance folyamatban emellett előre rögzített utánkövetési pontra van szükség, amikor be kell mutatni, hogy a projekt által vállalt pénzügyi vagy nem pénzügyi haszon milyen mértékben valósult meg.

Projektmenedzsment

A jó projekttervezés és a határidőre történő leszállítás nem önmagában cél: ezek biztosítják, hogy a vállalt üzleti haszon a tervezett időben realizálódjon. Ha a projekt csúszik, a haszon keletkezése is késik, miközben a költségek nőnek, a szükséges erőforrások tovább maradnak lekötve, és más kezdeményezések indulása is veszélybe kerülhet. Ezért a projektmenedzsment működése kritikus az üzleti haszon realizálásában.

Business Analysis

A Benefit Management keretében a Business Analyst már a projektkezdeményezést megelőzően együtt dolgozik az üzleti területtel a várható haszon meghatározásán és számszerűsítésén. Egy képzett BA megfelelő kérdésekkel segít elkülöníteni a valódi üzleti hasznot a választott megoldástól, majd meghatározni, milyen mutatókkal és milyen adatok alapján érdemes mérni azt. A legtöbb haszon mérhetővé tehető; ha pedig nem áll rendelkezésre minden szükséges adat, megfelelő becslési technikák alkalmazhatók.

És nem utolsósorban: vezetői elkötelezettség és szervezeti kultúra

Nem véletlen, hogy a visszamérés sok szervezetben elmarad. Ha a felsővezetés nem kéri számon a projektek által vállalt hasznok teljesülését, az alsóbb vezetői szinteken sem válik prioritássá. Ráadásul kevés szervezetben könnyű nyíltan beszélni arról, ha egy fejlesztés nem hozta az elvárt eredményt, vagy a megvalósítás költsége az eredetileg tervezett összeg kétszeresére nőtt.

Összefoglalva

Ha nincs világos vezetői elvárás, a visszamérés rendszerint elmarad. Ha viszont a szervezet következetesen számon kéri a vállalt hasznokat, javul a projektindítás minősége, megalapozottabbá válnak a portfóliódöntések, és a tapasztalatok beépülhetnek a következő kezdeményezésekbe. A Benefit Management ezért nem egy újabb adminisztratív réteg, hanem annak eszköze, hogy a projektekből valóban mérhető üzleti eredmény szülessen.